Parkir Berbayar  Solusi dari Kejahatan atau Liberalisasi Pendidikan

            Dalam lingkungan akademis, sistem tata ruang dan lingkungan yang baik tidak hanya tercipta dari kemegahan serta luasnya. Penataan yang teratur, seperti gedung untuk kegiatan serta area parkir menjadi faktor yang tak kalah penting untuk diperhatikan.Sebagai salah satu penunjang dalam menciptakan lingkungan belajar yang komprehensif maka perlu diadakannya sebuah aturan supaya terciptanya keamanan dan kenyamanan dilingkungan kampus UPI, khususnya mengenai parkir kendaraan bermotor roda dua yang terus melakukan pembenahan.

Pada awalnya setiap kendaraan yang masuk ke lingkungan UPI bisa memarkirkan kendaraannya menggunakan area parkir yang ada disetiap fakultas ataupun tempat lain yang memadai, namun sekarang setiap kendaraan yang memasuki kawasan kampus tidak dapat memarkirkan kendaraan di sembarang tempat, karena pihak kampus sudah menyediakan area parkir khusus yang dibagi kedalam dua zona, yakni zona utara dan selatan. Zona utara berada dilapangan eks Gedung Pentagon, halaman eks rumah dinas, dan area sekitar Gymnasium. Sedangkan untuk zona selatan berada di sekitar gedung FPTK dan Balai Pertemuan Umum  .

Namun meskipun sudah dipetakan sedemikian rupa mengenai parkir sepeda motor di lingkungan kampus UPI nyatanya sampai sekarang kampus kita masih belum aman, masih banyak kita temuai pemilik kendaraan khususnya pemilik sepeda motor yang kemalingan, mulai dari stiker yang ada di motor  hilang, helmet, bahkan tak sedikit kita temui motornya yang dicuri, masih untung bukan pemilik motornya yang hilang dicuri orang. Hal ini semakin membenarkan apa yang sering disampaikan oleh bang Napi dalam setiap sesi terahir acara BUSER bahwa “ kejahatan bisa terjadi bukan saja karena ada niat si pelaku, tapi kejahatan juga bisa terjadi karena ada kesempatan. Waspadalah,,!! Waspadalah,,!! Waspadalah..!!!

Persoalan parkir kendaraan nampaknya menjadi masalah tersendiri. Bahkan menimbulkan pro dan kontra dari berbagai kalangan di civitas academika. Hingga munculah sebuah solusi yang di tawarkan oleh pihak kampus yaitu mengenai pemberlakuan parkir berbayar. Ya memang solusi yang ditawarkan ini bukanlah solusi yang baru, karena beberapa tahun kebelakangpun kebijakan ini pernah akan diberlakukan kepada seluruh civitas academika pada per 1 Maret 2011. Pihak kampus mengatakan kebijakan ini dibuat untuk menciptakan keamanan dan kenyamanan untuk seluruh masyarakat kampus. Tetapi kebijakan yang dibuat oleh pihak kampus ini ditolak dan mendapatkan perlawanan keras dari para mahasiswa, dimana para mahasiswa saat itu melakukan aksi secara terus menerus dengan alasan bahwa pemberlakuan parkir berbayar ini belum ada sosialisasi yang jelas serta tidak adanya transparansi dana  kepada seluruh masyrakat kampus khususnya mahasiswa, sehingga hal inilah yang dianggap pemicu utama terjadinya kontra pada masyarakat kampus, hingga pada ahirnya pihak kampus tidak berdaya dan menarik kembali kebijakan itu sehingga tidak jadi diperlakukan parkir berbayar di lingkungan kampus UPI.

Namun Lima tahun kemudian pasca peristiwa aksi penolakan pemberlakuan parkir berbayar itu tepatnya memasuki awal tahun 2016 wacana pemberlakuan parkir berbayar ini kembali terendus dan muncul kepermukaan sehingga sebagian kalangan mahasiswa pun mulai aktif mengikuti perkembangan tentang kebenaran wacana yang beredar ini. Semakin hari wacana ini semakin hangat diperbincangkan hingga pada bulan mei 2016 sekarang kebenaran tentang pemberlakuan parkir berbayar yang dulu sempat ditolak semakin hangat dan ramai dibicarakan bahkan dipertanyakan. Para aktivis mahasiswa yang aktif dalam organisasi kemahasiswaan yang ada dilingkungan kampus UPI mulai mempersiapkan diri dengan melakukan kajian-kajian untuk mengkritisi serta mempertimbangkan dampak positif dan negatif  dari kebijakan ini jika memang benar benar diberlakukan kembali.

Yaaaa memang kebijakan ini menimbulkan keresahan dikalangan mahasiswa, membuat kita semua menjadi dilema. Karena disatu sisi kita semua harus segera memikirkan serta mengatasi masalah-masalah yang ada dikampus tercinta ini khususnya mengenai masalah pencurian kendaraan yang kerap terjadi dikampus UPI, tetapi disisi lain kita juga akan kembali diresahkan dengan kebijakan parkir berbayar ini. Karena boleh jadi kebijakan ini justru akan memberatkan kepada mahasiswa.apalagi ketika memang perberlakuan kembali parkir berbayar ini tidak berkaca pada peristiwa sebelumnya yang tidak mensosialisasikan terlebih dahulu,  fasilitas yg tidak memadai seperti fasilitas lahan, asuransi, serta tidak ada transparansi yang jelas kemana dana ini akan di distribusikan Mahasiswa akan terbebani secara fisik ketika setiap segala aktivitas yang dilakukan harus melalui sebuah transaksi, mulai dari penyewaan gedung untuk berkegiatan sampai parkir untuk menyimpan kendaraan, bahkan bisa jadi dikemudian hari untuk melakukan ibadah pun harus berbayar dengan dalih terciptanya keamanan, kenyamanan serta perawatan fasilitas mesjid.

Pemberlakukan parkir berbayar dikampus memang bukan hanya terjadi dikampus kita saja, terutama dikampus umum sudah banyak yang memberlakukan kebijakan ini. Seperti kampus ITB, UGM, UI dll. Bahkan saya sempaet ngobrol dengan salah satu mahasiswa UI yaitu Sazha Alisha sekretaris BEM FH UI mengenai bagaimana pemberlakuan parkir berbayar dikampus mereka, dia membenarkan bahwa di UI setiap kendaraan yang masuk dikenakan tarif 4000 tetapi ini berlaku hanya untuk kendaraan beroda empat saja, sedangkan untuk sepeda motor tetap gratis.

Namun yang terpenting terlepas dari  pro dan kontra sikap kita terhadap kebijakan ini, yang jelas kita harus bergerak, kita harus berbuat, kita harus berpikir mencari solusi-solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah ini,  dan pihak kampus pun harus lebih terbuka dan berani membuka diri  mengajak mahasiswa untuk sama sama berkontribusi menyumbangkan aspirasinya, kampus tidak boleh arogan menggunakan otoritasnya dalam menetapkan sebuah kebijakan  tanpa melibatkan mahasiswa hanya untuk mendapatkan keuntungan. Karena ketertiban merupakan hal yang didambakan oleh setiap individu, ketertiban sebuah wilayah adalah tanggung jawab warga wilayahnya. Begitupun dengan ketertiban dikampus bumi siliwangi ini sudah selayaknya menjadi tanggung jawab seluruh civitas academika UPI.

Namun hidup ini adalah sebuah pilihan bukan sebuah paksaan.  Tergugah untuk bergerak ataupun hanya diam menerima kebijakan itu merupakan hak kalian semua, namun memilih melakukan sesuatu demi kebaikan bersama adalah sebuah sikap yang jauh lebih bijaksana......

           

                                                                                    Villa Hantu, 30/05/2016 : 01.46

                                                                                                            ( DRF)

  

Learn more »

SELAYANG PANDANG HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM

 oleh Dadan Rizwan Fauzi ( Ketua Umum HMCH 2015/2016)

Organisasi kemahasiswaan merupakan elemen yang tidak bisa dhilangkan keberadaannya di universitas, seperti halnya di Departemen Pendidikan Kewarganegaraan Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial  Universitas Pendidikan Indonesia.  Himpunan Mahasiswa Civics Hukum atau yang lebih dikenal dengan HMCH merupakan salah satu organisasi kemahasiswaan intrauniversiter yang tertua yang ada di Universitas Pendidikan Indonesia, dimana organisasi ini sudah berdiri dan berkembang kurang lebih selama 62 tahun sejak awal berdiri sampai sekarang.

Embrio atau cikal bakal Himpunan Mahasiswa Civics Hukum muncul berbarengan dengan berdirinya Departemen  Pendidikan Kewarganegaraan (Civics Hukum pada waktu itu) pada tahun 1954 dimana dulu nama kampus UPI juga masih bernama PTPG. baru sekitar tahun 1962 ada mata kuliah Civics Hukum di PTPG dan secara langsung organisasi HMCH pun mulai muncul.  HMCH merupakan organisasi kemahasiswaan tertua yang ada di Universitas Pendidikan Indonesia yang sampai saat ini menjadi panutan bagi organisasi kemahasiswaan yang lain, khususnya bagi ormawa yang ada di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial.

HMCH yang beranggotakan mahasiswa Jurusan PKn merupakan sarana terbaik sebagai organisasi pembelajaran mahasiswa untuk belajar berorganisasi, berpolitik, dan mengembangkan minat dan bakat yang dimiliki oleh setiap mahasiswa yang ada di departemen Pendidikan Kewarganegaraan. Selain itu HMCH juga merupakan sebuah organisasi yang merupakan wahana pembelajaran demokrasi bagi anggotanya. Mahasiswa PKn manjadikan HMCH sebagai sarana implementasi daripada teori-teori yang diperoleh diperkuliahan, baik itu politik, hukum, maupun kewarganegaraan.

Seiring dengan peran HMCH sebagai media pembelajaran demokrasi bagi mahasiswa PKn, tidak heran jika ada pernyataan bahwa HMCH merupakan “organisasi politis” yang mengandung arti bahwa dalam berorganisasi di HMCH para mahasiswa senantiasa melakukan praktek politik seperti halnya yang dilakukan oleh para politisi di Indonesia.

Salah satu contoh terlihat pada saat pemilihan Ketua Umum BEM HMCH yang mana dalam pelaksanaanya menjalankan aturan pemilihan secara musyawarah mufakat, disana terjadi kampanye calon presiden, lobby politik, sampai pada kontrak politik. Hal tersebut merupakan dinamika mahasiswa PKn yang berlangsung secara turun temurun dan dinilai sebagai salah satu bentuk praktikum mata kuliah, khususnya mata kuliah rumpun ilmu politik. Sistem pemerintahan yang dilakukan di HMCH pun adalah sistem demokrasi yang tercermin dari pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi (Ketua Umum BEM HMCH) senantiasa merupakan masukan-masukan daripada anggota organisasi.

Saat ini Himpunan Mahasiswa Civics Hukum terbagi menjadi Dewan Perwakilan Mahasiswa yang menjalankan fungsi legislatif, Badan Eksekutif Mahasiswa yang menjalankan fungsi eksekutif dan Musyawarah Mahasiswa sebagai fungsi yudikatif dan sebagai forum tertinggi di HMCH. Perangkat Badan Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Civics Hukum terbagi menjadi Presiden, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Bidang-Bidang dan Unit Kegiatan Khusus.

Departemen di HMCH terbagi menjadi 5 departemen, antara lain:

a.       Bidang Organisasi

b.      BidangPendidikan

c.       Bidang Kerohanian

d.      Bidang Kesejahteraan Minat dan Bakat, dan

e.       Bidang Sosial Kemasyarakatan.

Unit Kegiatan Khusus terbagi menjadi 4, yakni Mahasiswa Pecinta Alam Civics Hukum (MAPACH), Unit Pers dan Penerbitan (UPP), Civics Hukum Soccer Society (CHSS), dan Civics Hukum Motor Community (CHMC). Keberadaan unit kegiatan khusus di HMCH muncul berdasarkan adanya kekhususan bidang yang dilakukan oleh tiap unit, antara lain:

a.       MAPACH yang bergerak dalam bidang kepecintaalaman

b.      UPP yang bergerak dibidang jurnalistik

c.       CHSS yang bergerak dalam bidang persepakbolaan, dan

d.      CHMC yang bergerak dalam bidang sosial dan pencerdasan masyarakat terutama dalam bidang hukum (Peraturan Lalu Lintas)

Semua unit khusus yang ada di HMCH mempunyai jalur koordinasi dengan Ketua Umum BEM HMCH dan keberadaannya senantiasa menyokong tujuan daripada HMCH yakni membina dan mengembangkan potensi seluruh mahasiswa jurusan PKn FPIPS UPI sebagai manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, mandiri, maju, tangguh, cerdas, kreatif, terampil, disiplin, profesional, bertanggung jawab, serta sehat jasmani dan rohani.

Learn more »

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM

FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

PERIODE 2015-2016

    A. Pendahuluan

            Badan  Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Civics Hukum (BEM HMCH) dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar mahasiswa Departemen Pendidikan Kewarganegaraan. Berhubung besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.

Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah       “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh seluruh anggota HMCH yang akan menyelenggarakan kegiatan atas nama Himpunan Mahasiswa Civics Hukum.

B.     Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Civics Hukum untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

C.    Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :

1.      Mempermudah pelaksanaan tugas;

2.      Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan;

3.      Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan BEM HMCH.

D.    Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1.      Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

2.      Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.

3.      Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

BAB I

SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, di mana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan BEM HMCH, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:

Ø  Top Level Management

Top Level Management di sini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum BEM, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum.

Ø  Middle Level Management

Middle Level Management merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Ketua Bidang.

Ø  First Line Level Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Ketua Biro

Ø  Pengurus Inti adalah Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum BEM, Sekretaris Umum, Bendahara Umum dan semua Ketua Bidang.

     A.    Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1.      Pendahuluan

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) serta evaluasi maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup bidang, biro, maupun pengurus inti (Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua Bidang).

2.      Macam-Macam Rapat

Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.      Rapat Kerja

1)      Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak tiga kali dalam satu periode kepengurusan, yaitu:

a)      Rapat Kerja I dilaksanakan pada awal pembentukan kepengurusan

b)      Rapat Kerja II dilaksanakan di tengah periode kepengurusan

c)      Rapat Kerja III dilaksanakan di akhir periode kepengurusan

2)      Agenda

a)      Rapat Kerja I

                                            i.      Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi BEM HMCH

                                          ii.      Perancangan program BEM HMCH

                                        iii.      Penyapaian pola umum kebijakan organisasi

                                        iv.      Penjelasan AD/ART dan GBHO

                                          v.      Sosialisasi SOP

                                        vi.      Pembuatan dan pembahasan program kerja

                                      vii.      Pembahasan anggaran keuangan

b)      Rapat Kerja II

                                            i.      Laporan kerja pengurus

                                          ii.      Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus

                                        iii.      Analisis dan Pembahasan program

                                        iv.      Rekomitmen Pengurus

c)      Rapat Kerja III

                                            i.      Laporan kerja pengurus

                                          ii.      Evaluasi Program Kerja selama satu periode

                                        iii.      Evaluasi Kinerja Pengurus

                                        iv.      Pembahasan persiapan Laporan Pertanggungjawaban

3)      Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI

      b.      Rapat Pengurus Inti

1)      Dilaksanakan minimal dua kali dalam sebulan

2)      Agenda

a)      Silaturahim pengurus

b)      Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan

c)      Evaluasi kinerja anggota pengurus tiap bidang

d)     Penjadwalan kegiatan bulan berikutnya

3)       Diikuti oleh seluruh pengurus inti (Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua Bidang).

    c.       Rapat Bidang

1)      Dilaksanakan minimal dua kali dalam sebulan

2)      Agenda

a)      Silaturahim anggota bidang

b)      Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan

c)      Penjadwalan kegiatan bidang untuk dua pekan mendatang

d)     Strategi pencapaian program

e)      Piket mingguan

3)      Diikuti oleh Ketua Bidang, Sekretaris Bidang, Bendahara Bidang dan seluruh anggota bidang.

     d.      Rapat Konsolidasi

1)      Dilaksanakan kondisional

2)      Agenda

a)      Silaturahim seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI

b)      Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap bidang

c)      Persiapan kegiatan setiap bidang

d)     Penjadwalan kegiatan bidang dalam dua bulan mendatang

3)      Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI

   e.       Rapat Koordinasi

1)      Dilaksanakan secara insidental, sesuai kesepakatan antara Ketua BEM HMCH FPIPS UPI dengan DPM HMCH FPIPS UPI atau dengan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Departemen lain, atau dengan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Tingkat Universitas.

2)      Agenda

Mengkoordinasikan suatu kebijakan.

   f.       Rapat Kepanitiaan

1)      Dilaksanakan secara Insidental

2)      Agenda

a)      Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan kegiatan

b)      Penyampaian job description oleh Ketua Panitia

c)      Pembahasan manajemen kegiatan

d)     Evaluasi kegiatan

3)      Diikuti oleh panitia kegiatan, SC, dan Ketua Bidang yang bersangkutan.

     g.      Pertemuan Istimewa

1)      Dilaksanakan secara Insidental

2)      Agenda

Menetapkan keputusan dan kebijakan organisasi. Diikuti oleh pengurus inti (Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua Bidang).

     B.     Mekanisme Kerja Organisasi

1.      Pelaksanaan

Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua Umum BEM HMCH periode 2015-2016.

2.      Hierarki Kepengurusan

Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.

3.      Mekanisme Laporan

Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua BEM HMCH paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Jika dalam waktu yang ditentukan BEM tidak memberikan laporan, maka DPM berhak mengajukan surat teguran.

4.      Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi

a.       Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di BEM HMCH, maka akan diberikan teguran secara lisan.

b.      Apabila teguran tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan berupa surat peringatan 1

c.       Apabila surat peringatan 1 tidak diindahkan, maka akan diberikan surat peringatan 2

d.      Apabila surat peringatan 2 masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberikan surat peringatan 3 atau dinonaktifkan.

BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

BEM HMCH FPIPS UPI

A.    Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :

1.      Dasar Penyelenggaraan

Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.

2.      Kriteria Keberhasilan Kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan.

3.      Tujuan Kegiatan

Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

4.      Peserta Kegiatan

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).

5.      Narasumber Acara

Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal narasumber.

6.      Organisasi atau Kepanitiaan

Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan.

7.      Strategi dan Proses Teknis Kegiatan

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

8.      Materi kegiatan

Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan.

9.      Waktu dan Tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

10.  Jadwal Acara atau Kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.

11.  Anggaran Biaya

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas

Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:

a.       Iuran Kemahasiswaan

b.      SPP/DPP

c.       Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat

B.     Persiapan Kegiatan

1.      Penyusunan Proposal dan Pengajuannya

a.       Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan sekretaris umum

b.      Sistematika pembuatan proposal kegiatan

1)      Latar Belakang

Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan.

2)      Dasar Pemikiran

Bagian ini berisi dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi diselenggarakannya kegiatan.

3)      Landasan Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan diselenggarakan.

4)      Nama Kegiatan

Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.

5)      Tema kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

6)      Bentuk Kegiatan

Di bagian ini disebutkan bentuk dari kegiatan yang akan diselenggarakan

7)      Tujuan Kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.

8)      Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.

9)      Peserta Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.

10)  Waktu dan Tempat

Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu penggunan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.

11)  Materi Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan digelar. Ke dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan.

12)  Jadwal Acara atau Kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik urutan atau susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.

13)  Pembiayaan

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara terperinci agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut :

a)      Iuran Kemahasiswaan

b)      Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat

14)  Susunan Kepanitiaan

a)      Pelindung
Tingkat Universitas	: Rektor
Tingkat Fakultas	: Dekan
Tingkat Departemen	: Ketua Departemen
b)      Pembina
Tingkat Universitas	: Wakil Rektor I
Tingkat Fakultas	: Wakil Dekan I
Tingkat Departemen	: Dosen Pembimbing Kemahasiswaan
c)      Pembimbing
Tingkat Univesitas	: Wakil Rektor I
Tingkat Fakultas	: Wakil Dekan I
Tingkat Departemen	: Dosen Pembimbing Kemahasiswaan
d)     Penanggung jawab
Tingkat Departemen	:  Ketua  Umum BEM HMCH UPI

e)      Panitia Pelaksana

Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia pelaksana disertakan

nama lengkap.

15)  Anggaran Biaya (rekapitulasi tiap seksi)

16)  Penutup

17)  Lampiran

a)      Lembar pengesahan

b)      Bentuk kerjasama

c)      Rincian dana

d)     Grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan

c.       Proposal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo BEM HMCH FPIPS dengan header/footer panitia

d.      Penandatanganan Proposal

Proposal BEM HMCH FPIPS UPI ditandangani oleh ketua pelaksana, Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI, mengetahui Dosen Pembimbing, Ketua Departemen, Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FPIPS UPI serta menyetujui Direktur Direktorat Pembinaan Kemahasiswaan UPI.

e.       Proposal dibuat minimal rangkap 2 (dua) :

1)      Arsip BEM HMCH FPIPS UPI

2)      Keperluan panitia

2.      Persiapan teknis

a.       Rapat panitia

b.      Perencanaan waktu

c.       Pembagian tugas

d.      Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat

e.       Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.

C.    Pelaksanaan Kegiatan

1.      Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan

2.      Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting.

QC (Quality Control) KEGIATAN Bidang                   : ……………………………………………… Jenis Kegiatan      : ……………………………………………… Ketua Pelaksana : ……………………………………………… Tanggal kegiatan : ……………………………………………… “Berilah tanda √ pada kolom yang telah disediakan” No QC (Quality Control) Ya Tidak 1. Pra Kegiatan a.      Kegiatan memiliki SK b.      Kegiatan memiliki presensi sesuai SOP c.       Kegiatan membuat proposal sesuai SOP d.      Kegiatan dilakukan penyebaran proposal sebelumnya e.       Meminta dana kegiatan sesuai ketentuan f.       Surat izin kegiatan g.       Surat izin penyewaan tempat h.      Surat peminjaman alat i.        Surat permohonan dosen Pembimbing j.        Surat undangan ketua himpunan UPI k.      Surat undangan dosen-dosen PKn UPI l.        Surat undangan untuk Dekan FPIPS 2. Kegiatan a.       Waktu pelaksanaan sesuai rencana proposal b.       Dimulai acara dengan tepat waktu c.        Ada bendera merah putih d.       Ada bendera HMCH e.        Ada pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an f.        Ada Hymne HMCH g.        Presensi diisi 3. Pasca Kegiatan a.       Membuat laporan kegiatan sesuai SOP b.       Mengumpulkan Laporan kegiatan tepat waktu c.        Membuat LPJ kegiatan sesuai dengan SOP d.       Mengumpulkan LPJ kegiatan tepat waktu e.        Mengumpulkan presensi kegiatan f.        Mengumpulkan laporan keuangan g.        Terjadi defisit keuangan h.       Realisasi kegiatan sesuai dengan indicator keberhasilan i.         Solusi laporan kegiatan sesuai dengan kendala yang dihadapi pada saat kegiatan j.         Evaluasi laporan kegiatan sesuai dengan kendala yang dihadapi

Tabel 2.1  Quality Control Kegiatan

D.    Evaluasi Kegiatan

1.      Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.

2.      Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 

3.      Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.      Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang

E.     Laporan Kegiatan

1.      Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Sekretaris dan Bendahara.

2.      Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI melalui Sekretaris dalam bentuk:

a.       Laporan yang sudah diprint, disertai lampiran sebagai berikut :

1)      Susunan Kepanitian

2)      Susunan Acara

3)      Realisasi Anggaran Biaya

4)      Bukti Transaksi Pengeluaran

5)      Daftar Hadir Rapat Panitia

6)      Notulensi Rapat Panitia

7)      Daftar Hadir Peserta dan Panitia

8)      Administrasi dan Arsip Surat Menyurat

9)      Famplet dan Hasil Dokumentasi

Aturan Tata Letak Hasil Dokumentasi

                                      i.      Dalam satu halaman, terdapat 3 gambar kegiatan yang tersusun seri

                                    ii.      Hasil dokumentasi dilampirkan sebanyak 4 halaman. Dengan demikian, terdapat 12 gambar hasil dokumentasi dalam setiap laporan kegiatan.

                                  iii.      Ketentuan 12 gambar tersebut diantaranya harus memuat spanduk, pamflet, sertifikat, gambar peserta, gambar pemateri, gambar tamu undangan, dan gambar aktivitas panitia di pra kegiatan dan di hari H kegiatan.

Contoh penempatan hasil dokumentasi dalam satu halaman

Gambar 1   Gambar 2   Gambar 3

a.       Laporan file dokumen di Komputer

b.      Khusus untuk file hasil dokumentasi kegiatan, dilaporkan dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada Pemegang Akun Jejaring Sosial BEM HMCH

3.      Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum.

4.      Laporan tersebut harus sudah sampai ke Sekretaris Umum paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan.

5.      Laporan disusun rapi dan diberikan kepada Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI.

Format Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan ..... (nama kegiatan) Bidang ........ BEM HMCH FPIPS UPI Periode 2015-2016
Lembar Serah Terima		: ______________________
I.	Pendahuluan	: ______________________
II.	Nama Kegiatan	:______________________
III.	Tujuan Kegiatan	: ______________________
IV.	Waktu dan Tempat	: ______________________
V.	Peserta Kegiatan	: ______________________
VI.	Nara Sumber Kegiatan	: ______________________
VII.	Gambaran Kegiatan	: ______________________ (persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan)
VIII	Hambatan-hambatan & Evaluasi	: ______________________
IX	Rekomendasi Kegiatan	: _____________________
X.	Lampiran-lampiran	:  ______________________ (Susunan Kepanitiaan, Susunan  acara,  Realisasi Anggaran Biaya, Bukti transaksi, Daftar hadir Rapat Panitia, Notulensi Rapat Panitia, Daftar hadir peserta dan panitia, administrasi dan arsip surat-menyurat, famplet, materi dari pengisi acara, dan hasil dokumentasi)
XI. XII	Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan Penutup	: ______________________ :

F.     Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan

1.      Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.

2.      Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Sekretaris dan Bendahara.

BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI

A.    Pendahuluan

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum maupun Sekretaris Bidang. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam hal ini BEM HMCH FPIPS UPI). Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.

Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

B.     Uraian Tugas Sekretaris Umum dan Sekretaris Bidang dalam Hal Kesekretariatan

Dalam standar operasional prosedur (SOP), dijabarkan beberapa tugas utama bagi sekretaris yakni sebagai berikut:

1)        Mengkoordinasikan pengaturan administrasi BEM HMCH  UPI

2)        Mengelola sistem administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi

3)        Mengelola sistem pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi

4)        Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kesekretariatan

5)        Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua Umum BEM HMCH FPIPS  UPI

6)        Mengatur rapat dan membuat notulen rapat dengan persetujuan ketua Umum BEM HMCH

7)        Mengingatkan ketua Umum BEM terhadap ketentuan yang berlaku  maupun janji memenuhi undangan

8)        Menyelenggarakan penyusunan dan penataan data secara terperinci yang telah diarsipkan untuk bahan penyusunan laporan

9)        Mengkoordinasikan kegiatan administrasi dalam mengontrol kegiatan administrasi bidang

10)    Mengatur surat keluar dan masuk

11)    Bertanggungjawab kepada Ketua Umum BEM

12)    Bersama ketua membuat Standar Operasional Prosedur

13)    Tugasnya di dalam  mengarsipkan, membuat, memperbanyak, menjaga ketertiban, dan kerapihan dokumen-dokumen BEM HMCH

14)    Membaca surat keluar dan surat masuk

15)    Mengontrol seluruh administrasi BEM HMCH

16)    Menjaga, memelihara, dan mengoptimalkan inventaris BEM HMCH

17)    Mendata semua inventaris yang dimiliki BEM HMCH

18)    Membuat peraturan penggunaan inventaris BEM HMCH

19)    Mengkoordinir piket himpunan

1.      Sekretaris Umum I

Tugas dari sekretaris umum I adalah sebagai berikut:

-          Bertanggung jawab atas pengadministrasian BEM

-          Melakukan kegiatan keskretariatan (pengarsipan, pembuatan surat dan proposal)

-          Mengagendakan rapat, pertemuan, dan pengiriman delegasi menurut undangan dan keperluan yang ada sesuai dengan kebijakan Ketua Umum BEM

-          monitoring dan controlling kesekretariatan setiap bidang

-          Menyusun laporan pertanggungjawaban BEM bersama sekretaris II.

2.      Sekretaris Umum II

Tugas dari sekretaris umum II adalah sebagai berikut:

-          Merapikan administrasi surat dan notulensi rapat, baik rapat pengurus inti maupun rapat biro/bidang

-          Membantu tugas Sekretaris I dan menggantikan perannya jika berhalangan hadir

-          Membuat sertifikat pengurus di akhir masa jabatan

-          monitoring dan controlling kesekretariatan kegiatan BEM HMCH

-          Menyusun laporan pertanggungjawaban BEM bersama sekretaris I.

3.      Sekretaris Bidang

a.       Menggantikan fungsi Ketua Bidang apabila Ketua Bidang berhalangan

b.      Melakukan fungsi koordinasi dengan sekretaris Umum

c.       Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya.

d.      Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.

e.       Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada ketua BEM HMCH FPIPS UPI.

f.       Bertanggungjawab atas pengadministrasian bidang

C.    Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan

1.       Sumber Daya Manusia

Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris umum I, II dan Sekretaris Bidang.

2.      Peralatan/Perangkat Kesekretariatan

a.       Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas-kertas.

b.      Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal).

c.       Peralatan kantor/alat tulis.

d.      Papan tulis/papan pengumuman, buku komunikasi antar pengurus (bukom).

e.       Meja/kursi/tikar

f.       Alat-alat kebersihan

D.    Perlengkapan Surat-menyurat

1.      Kop Surat

a.       Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo BEM HMCH FPIPS UPI), umumnya diletakan pada bagian kiri atau kanan kertas.

b.      Kop surat pada umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas, termasuk mencantumkan nama kota, kode pos, nomor telepon, e-mail, dan nomor faksimili (bila ada).

c.       Penggunaan kertas (jenis, ukuran, berat) harus sama/standar setiap kali BEM HMCH FPIPS UPI mencetak kop surat baru, sebaiknya HVS 80 gram.

d.      Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM HMCH FPIPS UPI

Contoh Format Kop Surat

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Gedung PKM Lantai 2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi. No.229 Bandung

2.      Memorandum

Memorandum yaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar bidang/biro). Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.

Contoh Memorandum

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Gedung PKM Lantai 2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi. No.229 Bandung   MEMORANDUM

3.      Amplop Surat

Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM HMCH FPIPS UPI, sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop kabinet.

4.      Stempel/Cap

Stempel atau cap merupakan bukti validitas/legalitas/keabsahan dari surat yang dikeluarkan oleh BEM HMCH FPIPS UPI. Stempel harus disimpan/tidak boleh bawa keluar karena menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan-kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan surat.

E.     Pengelolaan Surat

Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah sekretaris.

1.      Surat Masuk

a.      Standarisasi Surat Masuk

1)      Penerimaan Surat

Surat yang diterima oleh sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua Umum BEM, Sekretaris, Ketua Bidang, Sekretaris Bidang, dan Biro.

2)      Pencatatan/Pendokumentasian Surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut point-point yang dapat dicantumkan :

a)      Nomor urut

b)      Tanggal masuk

c)      Nama dan alamat pengirim

d)     Tanggal dan nomor surat

e)      Perihal/ditujukan untuk urusan

f)       Pihak yang dituju

g)      Lampiran

h)      Keterangan

Tabel 2.2
Format Buku Registrasi Surat Masuk
No	Tanggal Masuk	Pengirim & Alamat	Tanggal & No.Surat	Perihal	Tujuan	Lampiran	Ket

3)       Penyampaian Surat

Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaan. Kemudian dibuat lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

4)      Penindaklanjutan Surat

Bila pihak/bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada sekretaris untuk dibuatkan surat balasan. Bila bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri, bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu sekretaris untuk meminta nomor surat.

5)      Penyimpanan Surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :

a)      Sekretaris (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)

b)      Bidang yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi)

Tabel 2.3
Contoh Pendokumentasian/Pencatatan Surat Masuk
No	Tanggal Masuk	Pengirim & Alamat	Tanggal & No.Surat	Perihal	Tujuan	Lampiran	Ket.
1.	23 Juni 2015	BEM FIP, Kampus UPI	21 Juni 2015 013/SUD/B/ edufair/BEM FIP /VI/2015	Undangan Seminar Pendidikan	Bidang Pendidikan	Satu lembar Susunan Acara	-

2.      Surat Keluar

a.      Standarisasi Surat Keluar

1)       Pembuatan surat

Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh sekretaris atas permohonan dari bidang yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka bidang di luar sekretaris dapat membuat sendiri surat keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu sekretaris untuk meminta nomor surat.

2)      Pencatatan Surat

Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Adapun point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut :

a)      Nomor urut

b)      Tanggal keluar

c)      Nama dan alamat yang dituju

d)     Tanggal dan nomor surat

e)      Perihal/ditujukan untuk urusan

f)       Lampiran

g)      Keterangan

Tabel 2.4
Format Buku Registrasi Surat Keluar
No	Tanggal Keluar	Tujuan	Tanggal & No.Surat	Perihal	Lampiran	Ket

3)      Macam Surat

Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :

a)      Surat Khusus

Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI. Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah Surat Keputusan. Setiap Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh BEM HMCH FPIPS UPI memuat urutan-urutan sebagai berikut :

(1) Menimbang

(2) Mengingat

(3) Memperhatikan

(4) Memutuskan

(5) Menetapkan

Catatan : Penomoran surat terpisah dengan surat umum dan yang mengetahui adalah sekretaris

A/B/C/D/E/F

A = Nomor Surat (Harus Berurutan)

B = Kode Berkas Surat

C = Pihak yang mengeluarkan

D = Kode BEM HMCH FPIPS UPI.

E = Kode Bulan pada saat mengeluarkan surat

(menggunakan angka romawi)

F = Kode Tahun mengeluarkan surat

Contoh :

Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI, misalnya tentang pengangkatan Pengurus BEM HMCH FPIPS UPI Periode 2015-2016

Nomor : 01/SKP/A/BEM HMCH/VI/2015

b)      Surat Umum

Surat umum terdiri dari Surat Ekstern (keluar) BEM HMCH FPIPS UPI dan Surat Intern (kedalam). Perihal Surat Umum dibedakan sebagai berikut:

(1) SPM = Surat Permohonan

(2) STG = Surat Tugas

(3) SBA = Surat Berita Acara

(4) SPJ = Surat Perjanjian

(5) SRD = Surat Rekomendasi

(6) SPR = Surat Perintah

(7) SPT = Surat Pengantar

(8) SUD = Surat Undangan

(9) SPB = Surat Pemberitahuan

(10) SPD = Surat Pengambilan Dana

(11) SUL = Surat Usulan

(12) SPH = Surat Penghargaan

(13) SKT = Surat Keterangan

(14) SPN = Surat Pernyataan

(15) SKA = Surat Kuasa

(16) SUS = Surat Ucapan Selamat

(17) SBL = Surat Balasan

(18) SDL = Surat Delegasi

c)      Surat Kepanitiaan

(1) Format Surat Kepanitiaan

A/B/C/D/E/F

Keterangan:

A = Nomor Surat (dibuat secara berurutan per kegiatan dan dilaporkan kepada Sekretaris)

B = Kode Berkas Surat

C = Panitia yang mengeluarkan

D = Kode BEM HMCH FPIPS UPI

E = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (menggunakan angka romawi)

F = Kode Tahun mengeluarkan surat

(2) Pengarsipan Surat Kepanitiaan

Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas yang berlogo kepanitiaan atau jika tidak ada, dibuat pada kertas berkop BEM HMCH FPIPS UPI.

(3) Tanda Tangan Surat

Intern BEM HMCH FPIPS UPI cukup ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris. Ekstern BEM HMCH FPIPS UPI ditandatangani oleh Sekretaris, Ketua Panitia, dan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI.

(4) Penomoran Surat

Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut.

(a) Contoh Penomoran Surat Kepanitiaan

Bidang Organisasi membuat Surat Undangan untuk melaksanakan  Kegiatan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa (LKM).

Nomor : 04/SUD/Pan-LKM/BEM HMCH/VII/2015

(b) Contoh Penomoran Surat Kepanitiaan yang dikeluarkan oleh Bidang, setelah nama kepanitiaan, ditambahkan kode bidang yang mengeluarkan. Contoh: Bidang Kerohanian membuat surat undangan untuk melaksanakan kegiatan Gema Ramadhan.

Nomor: 05/SUD/Pan-GR/D/BEM HMCH/VII/2014

Keterangan :

Penomoran untuk surat kepanitiaan diserahkan kepada kegiatan masing-masing dengan dilaporkan pada Sekretaris.

(5) Pengarsipan Surat

Semua surat harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan pada laporan kegiatan serta diberikan kepada sekretaris

Tabel 2.5 Contoh Pendokumentasian / Pencatatan Surat Keluar
No.	Tanggal Keluar	Tujuan	Tanggal & No.Surat	Perihal	Lampiran	Ket
1.	10 Juli 2015	Dekan FPIPS	09 Juli 2015 05/SUD/PAN PEL/BEM HMCH/VII/2015	Undangan Kegiatan	-	-

3.      Ketentuan Pembuatan Surat

a.       Surat dibuat seizin Sekretaris.

b.      Surat keputusan dibuat oleh Sekretaris Umum atas persetujuan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI.

c.       Surat dibuat dalam kertas yang ber-kop BEM HMCH FPIPS UPI dan amplop ber-kop BEM HMCH FPIPS UPI bila diperlukan. Surat yang ditujukan ekstern HMCH FPIPS UPI harus menggunakan kop surat yang asli sedangkan surat yang ditujukan intern HMCH FPIPS UPI dapat difotokopi.

d.      Kop surat mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin dibagian bawah nama organisasi.

e.       Penggunaan kertas harus standar (jenis, ukuran, berat).

f.       Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama dan alamat BEM HMCH FPIPS UPI yang didesain senada dengan kop dan ukuran standar amplop kabinet.

g.      Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip BEM HMCH FPIPS UPI dan untuk disampaikan ke alamat yang dituju.

h.      Setiap surat keluar harus ada tanda tangan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI dan diberi stempel BEM HMCH FPIPS UPI

i.        Stempel harus disimpan di Sekretaris dan tidak boleh disalahgunakan karena menyangkut nama organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan-kepanitiaan besar.

4.      Sistematika Surat

Sistematika surat adalah sebagai berikut :

a.       Kop surat

b.      Nomor surat

c.       Perihal

d.      Lampiran

e.       Salam pembuka (Assalaamu’alaikum Wr. Wb. / Dengan Hormat)

f.       Isi surat, yang terdiri dari :

1)      Pendahuluan

2)      Isi

3)      Penutup

g.      Salam penutup (Wassalammu’alaikum Wr. Wb. / Dengan Hormat)

h.      Titimangsa, diletakkan rata kanan di samping Nomor Surat

i.        Tanda tangan Ketua umum BEM HMCH UPI dan Sekretaris untuk surat resmi yang dikeluarkan oleh BEM HMCH UPI.

j.        Tanda tangan Ketua Bidang , Sekretaris, dan Ketua umum BEM HMCH UPI untuk surat yang dikeluarkan oleh bidang.

k.      Tanda tangan Ketua Bidang , Sekretaris, dan Ketua umum BEM HMCH UPI untuk surat lain.

A.    Format Penomoran Surat

a.        Bentuk baku

A/B/C/D/E/F

Keterangan:

A =  Nomor Surat

Nomor surat harus berurutan, maka untuk penomoran, segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada sekretaris

B = Kode Berkas Surat

Jenis surat yang digunakan oleh pengurus BEM HMCH adalah sebagai berikut :

SPM = Surat Permohonan	SAD = Surat Pengambilan Dana
STG = Surat Tugas	SUL = Surat Usulan
SBA = Surat Berita Acara	SPH = Surat Penghargaan
SPJ = Surat Perjanjian	SKT = Surat Keterangan
SRD = Surat Rekomendasi	SPN = Surat Pernyataan
SPR = Surat Perintah	SKA = Surat Kuasa
SPT = Surat Pengantar	SUS = Surat Ucapan Selamat
SUD = Surat Undangan	SBL = Surat Balasan
SPB = Surat Pemberitahuan	SDL = Surat Delegasi

C = Pihak yang Mengeluarkan Surat

Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:

A = Surat dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum dan Bendahara Umum

B = Bidang Organisasi

C = Bidang Pendidikan

D = Bidang Kerohanian

E = Bidang Kesejahteraan Minat dn Bakat

F = Bidang Sosial Kemasyarakatan

D = Kode Lembaga dalam hal ini BEM HMCH dikodekan BEM HMCH

E = Kode bulan saat mengeluarkan surat menggunakan angka romawi

F = Kode tahun pada saat mengeluarkan surat

Contoh:

Surat yang ditujukan untuk internal BEM HMCH FPIPS UPI, misalnya Surat Undangan yang dikeluarkan Bidang Pendidikan untuk bidang lainnya.

Nomor : 01/SUD/C/BEM HMCH/VI/2015

F.     Wewenang Pembuatan Surat

1.      Pihak yang Membuat

Surat umumnya dibuat oleh Sekretaris . Tetapi bisa saja bidang di luar Sekretaris membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Sekretaris. Pada intinya, setiap surat yang harus diketahui oleh Sekretaris.

Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki sekretaris sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Sekretaris bertanggungjawab mengontrol dan memberikan bantuan yang diperlukan.

2.      Pihak yang Menandatangani/Menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :

a.       Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua BEM HMCH UPI / Sekretaris.

Ditetapkan di

:  Bandung

                                                                                                                    

Tanggal

: 21 Juni 2015

Pukul

: 14.00 WIB

Ketua Umum BEM HMCH

(enter 3x & no border)

CAP

BEM

 

b.      Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua Umum BEM atau Sekretaris dan Ketua BEM atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua BEM.

TTD, Ketua Umum BEM HMCH Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701

TTD, Ketua Bidang YYYYYYYYYYYY NIM……………..

Ketua Umum BEM HMCH, (enter 3x & no border) Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701

Sekretaris, (enter 3x & no border) Ayu Sulastri NIM. 1305098

Ketua Umum BEM HMCH (enter 3x & no border) Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701

Ketua Pelaksana (enter 3x & no border) XXXXXXX NIM. .............

c.        Surat kepada pihak luar organisasi lingkup ekstra kampus yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Umum dan Pejabat yang berwenang

Ketua Umum BEM HMCH (enter 3x & no border)       Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701	Ketua Pelaksana (enter 3x & no border)           XXXXXXXXXXXX NIM…………..
Mengetahui, Ketua Departemen PKn FPIPS UPI ZZZZZZZZZZZZZZZ NIP………………..

d.       Surat kepada pihak internal BEM HMCH FPIPS UPI atau memorandum, ditandatangani oleh Sekretaris Bidang dan Ketua Bidang yang bersangkutan.

TTD, Ketua Bidang XXXXXXXXXXXX NIM……..………..

TTD, Sekretaris Bidang YYYYYYYYYYYY NIM……………..

e.       Ucapan terima kasih atas sumbangan / partisipasi / sponsor / bantuan lain ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua Umum.

TTD, Ketua Umum BEM HMCH, Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701

TTD, Sekretaris, Ayu Sulastri NIM. 1305098

f.       Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang

Ketua Pelaksana, (enter 3x & no border) XXXXXXXXXXXX NIM…………..	Sekretaris Pelaksana, (enter 3x & no border) XXXXXXXXXXXX NIM…………..
Mengetahui, Ketua Umum BEM HMCH (enter 3x & no border) Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701

Tabel 2.6. Contoh Pendokumentasian Surat

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL                                                        UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Gedung PKM Lantai 2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi. No.229 Bandung
Nomor Lampiran Perihal	: 01/SPM/A/BEM HMCH/VI/2015  : -  : Permohonan Peminjaman Tempat		21 Juni 2015
(1 enter) Yth. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan FPIPS UPI di Tempat
(2 enter) Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji bagi Allah, Rabb semesta alam, yang senantiasa memberikan rizki pada seluruh hamba-Nya. Shalawat serta salam semoga tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad Saw. Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Rapat Kerja I BEM HMCH Periode 2015-2016, yang Insya Allah akan dilaksanakan pada : hari, tanggal : Kamis, 25 Juni 2015 waktu : 07.00-13.30 WIB tempat : Lt. 5 Ruang 29 FPIPS UPI maka kami bermaksud meminjam ruangan tersebut untuk digunakan sebagai tempat penyelenggaraan Rapat Kerja I BEM HMCH Periode 2015-2016.  Besar harapan kami agar Ibu mengabulkan permohonan tersebut. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Ibu, kami ucapkan terima kasih. Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.  (2 enter)
Ketua Umum BEM HMCH, (enter 3x & no border) Dadan Rizwan Fauzi NIM. 1307701		Sekretaris, (enter 3x & no border) Ayu Sulastri NIM. 1305098

* Sebelum difotocopy, surat JANGAN distempel terlebih dahulu.

* Stempel yang diberikan harus mengenai bagian sebelah kiri tanda tangan

* Stempel BEM hanya untuk tanda tangan ketua BEM dan stempel kegiatan untuk ketua  pelaksana.

G.    Administrasi Tiap Bidang

1.      Pendahuluan

Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM HMCH FPIPS UPI.

2.      Petunjuk Administrasi Tiap Bidang

a.      Berita Acara Rapat Bidang

1)      Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat berita acara/risalah Rapat Bidang.

2)      Sistematika Berita Acara/risalah Rapat Bidang

a)      Judul (sesuai nama Bidang)

b)      Tempat,tanggal

c)      Waktu

d)     Ketua Rapat

e)      Notulen

f)       Peserta

g)      Agenda Rapat

h)      Hasil rapat

3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh Sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada sekretaris sebagai lampiran laporan bulanan tiap bidang.

b. Laporan Bulanan Tiap Bidang

1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis untuk selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Umum.

2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut:

a) Pendahuluan

b) Laporan perkembangan bidang

c) Kehadiran dan kinerja anggota bidang

d) Laporan keuangan

e) Evaluasi

f) Saran

g) Lampiran:

(1) Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh bidang

(2) Berita Acara Rapat Bidang

3)  Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM HMCH FPIPS UPI dan untuk dipublikasikan ke pengurus BEM HMCH FPIPS UPI lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.

c. Laporan Akhir Tiap Bidang

Di akhir kepengurusan setiap bidang wajib membuat laporan akhir bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut :

1) Pendahuluan

Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan bidang, hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas bidang.

2) Deskripsi Tugas

Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua Umum kepada bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi.

3) Kondisi Objektif

Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami bidang, biasanya berhubungan dengan kinerja bidang, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota bidang serta peran dan fungsi yang diemban bidang.

4) Program Kerja

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh bidang pada saat Rapat Kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan.

5) Realisasi Program Kerja

Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :

a) Nama Kegiatan

b) Tema Kegiatan

c) Tujuan Kegiatan

d) Waktu dan Tempat Kegiatan

e) Peserta Kegiatan

f) Narasumber kegiatan

g) Gambaran Kegiatan

h) Alokasi Dana

i) Hambatan-hambatan

j) Evaluasi dan rekomendasi

6) Hambatan-Hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi, dan peran organisasi khususnya sesuai bidang garapannya.

7) Saran dan Rekomendasi

Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.

8) Penutup

Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut, dan ucapan terima kasih.

Laporan akhir bidang diserahkan kepada Sekretaris Umum 3 (tiga) minggu sebelum Musyawarah Mahasiswa (Mumas) dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk Hardfile dan Softfile.

H. Standar Operasional Rapat

1. Pengantar

Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja bidang selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM HMCH FPIPS UPI dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

2. Pimpinan Rapat

a. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua Umum atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.

  b. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota bidang yang diberikan wewenang.

  c. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.

3. Undangan Rapat

a. Undangan Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris untuk selanjutnya disebarkan kepada Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang.

b. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan sekretaris Umum ) dan diserahkan kepada setiap anggota bidang.

c. Undangan Rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.

4. Berita Acara Rapat

a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum, kemudian disebarluaskan kepada seluruh pengurus.

b. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.

c. Berita Acara Rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia.

BAB IV

INVENTARISASI

1. Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI merupakan inventaris bersama yang dapat dipakai oleh pengurus, warga atau eksternal BEM HMCH FPIPS UPI secara bertanggung jawab sesuai aturan yang dibuat oleh sekretaris umum.

2. Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI berdasarkan sifatnya terdiri dari:

a. Inventaris yang bergerak

b. Inventaris yang tidak bergerak

3. Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI berdasarkan statusnya terdiri dari:

a. Barang yang dapat dipinjamkan

b. Barang yang tidak dapat dipinjamkan

4. Seluruh inventaris BEM HMCH FPIPS UPI harus mempunyai label yang akan dibuat oleh sekretaris Umum.

5. Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI terdiri dari:

a. Inventaris pengurus (umum)

b. Inventaris kegiatan

c. Inventaris Bidang

d. Selain itu dianggap inventaris pribadi

6. Setiap inventaris non BEM HMCH FPIPS UPI (non inventaris umum) dapat diminta ke sekretaris Umum.

7. Setiap bidang wajib menyerahkan data inventaris yang dimiliki oleh bidang kepada sekretaris untuk didata dan dilakukan pelabelan.

8. Pengadaan inventaris.

a. Pengadaan inventaris BEM HMCH FPIPS UPI , hanya dapat dilakukan oleh sekretaris Umum. 

b. Pengadaan inventaris untuk bidang , harus sepengetahuan dan disetujui oleh sekretaris (untuk menjaga agar tidak ada inventaris yang menumpuk)

c. Pengadaan inventaris harus memperhatikan asas manfaat

d. Pengadaan inventaris dilakukan setiap bulan oleh sekretaris.

9. Penyusutan inventaris

a. Penyusutan inventaris dapat dilakukan jika kondisi inventaris telah rusak atau telah tidak layak dipakai.

b.  Proses penyusutan inventaris dapat dilakukan oleh sekretaris.

c. Proses penyusutan inventaris hanya dapat dilakukan jika sebelumnya telah dilakukan pendataan dan pengecekan kelayakan inventaris.

d. Setiap departemen wajib menyerahkan data inventaris beserta kondisinya kepada sekretaris umum.

10. Pelabelan Inventaris

1). Pelabelan inventaris hanya dapat dilakukan oleh sekretaris

2). Label inventaris harus mencantumkan keterangan yang bersifat penting atas inventaris tersebut, di bawah nomor urut.

Contoh: perpustakaan, habis (bersifat habis, tidak digunakan lagi), tidak dipinjamkan, dsb. keterangan tersebut dibuat oleh sekretaris.

3). Penomoran Inventaris (a/b/c/d/e/f)

 Keterangan:

a : Nomor urut. Terdiri dari tiga digit. Penomoran dilakukan untuk seluruh inventaris kecuali buku perpustakaan dilakukan secara terpisah.

b : Kode Inventaris berdasarkan sifatnya.

Kode A : barang tidak bergerak/tetap (misalnya: lemari, dll

Kode B : barang bergerak (buku, ATK dll)

c : Klasifikasi inventaris

v  PPK : Inventaris berupa monitor, CPU, printer, CD, disket, kabel computer, kabel printer, flash disk, dan inventaris lain yang berhubungan dengan komputer.

v  ATK : pulpen. Spidol, box file, map file, white board, hekter, pembolong kertas, peghapus, dan inventaris lain yang berhubungan dengan kantor.

v  Adm : Sertifikat, plakat, cinderamata, vandel, dan inventaris lain yang berhubungan dengan administrasi.

v  BT : Barang tetap (lemari, meja, kursi, sofa)

v  PRT : Peralatan Rumah Tangga (alat-alat kebersihan, peralatan makan dan konsumsi)

v  KLP : Kumpulan LPJ (laporan pertanggungjawaban) dan LK (laporan kegiatan)

v  Lib: Library (perpustakaan)

v  Umum : Selain klasifikasi di atas

d. Tanggal Pelabelan (angka biasa)

e. Bulan Pelabelan (angka romawi)

f. Tahun Pelabelan

Contoh : 021/A/BT/28/VII/2015

INVENTORY OF

BEM HMCH FPIPS UPI

021/A/BT/28/VII/2015

Lemari

11. Peminjaman

a. Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI merupakan milik bersama sehingga dapat dipinjamkan secara keorganisasian ataupun pribadi aturan tertentu

b. Setiap peminjaman inventaris secara keorganisasian internal harus mengisi format peminjaman yang disediakan oleh sekretaris sedangkan peminjaman secara keorganisasian eksternal harus disertai surat peminjaman dan pencatatan dilakukan oleh sekretaris.

c. Setiap peminjaman yang dilakukan secara pribadi dapat langsung meminta izin kepada sekretaris dan dilakukan pencatatan oleh sekretaris terhadap inventaris tersebut (cukup izin dan yang mengisi format pencatatan adalah sekretaris)

d. Inventaris yang dipinjamkan hanya:

a) Toa

b) Handy Talkie (jika ada)

c) Sound System

d) Spanduk

e) Vas Bunga

f) Kursi

g) Selain dari barang-barang yang sudah ditetapkan di atas, tidak diperkenankan untuk dipinjam

e. Sekretaris bertanggung jawab penuh terhadap setiap peminjaman inventaris BEM HMCH FPIPS UPI.

f. Sekretaris harus membuat format peminjaman (organisasi eksternal, internal-misalnya bidang, dan pribadi).

g. Setiap kehilangan terhadap inventaris yang dipinjam merupakan tanggung jawab peminjam dan harus mengganti dengan inventaris yang sama atau dengan uang yang sesuai untuk pembelian inventaris yang hilang.

12. Pengklasifikasian inventaris dilakukan oleh sekretaris untuk mempermudah dalam pelabelan inventaris.

13. Pengecekan inventaris dilakukan oleh sekretaris di awal kepengurusan dan di akhir kepengurusan.

14. Sekretariat 

a. Sekretariat adalah milik bersama sehingga tanggung jawab secara bersama di bawah pengawasan sekretaris.

b. Sekretariat adalah tempat utama kehidupan organisasi BEM dan DPM BEM HMCH FPIPS UPI yang dapat digunakan untuk keperluan organisasi

c. Penggunaan sekretariat dibatasi, hanya untuk kegiatan intra BEM dan DPM BEM HMCH FPIPS UPI saja.

d. K3 (kebersihan, keamanan, dan ketertiban) sekretariat adalah tanggung jawab bersama baik warga atau pun pengurus.

e. Piket sekretariat dilakukan oleh seluruh pengurus sesuai jadwal yang dibuat oleh sekretaris untuk membentuk jadwal piket setiap minggunya selama satu periode kepengurusan.

f. Setiap bidang dapat membagi jadwal piket untuk pengurus di bidang tersebut agar selama satu pekan tersebut minimal ada pengurus yang piket per harinya sehingga K3 sekretariat dapat terjaga setiap hari.

g. Sekretaris wajib mengecek pelaksanaan piket sekretariat pada hari Jumat per pekannya dan menyediakan alat-alat kebersihan yang menunjang pelaksanaan piket sekretariat.

BAB V

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEUANGAN BEM HMCH FPIPS UPI PERIODE 2014-2015

A. Pendahuluan

Keuangan merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam mendukung keberlangsungan jalannya program kerja dan kegiatan BEM yang akan dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu diatur prosedurnya sehingga lebih tertata dengan rapi secara administrasi. Berbicara pengaturan keuangan BEM, akan selalu berhubungan dengan bendahara, baik itu bendahara umum maupun bendahara bidang. Administrasi keuangan bukanlah suatu hal yang sulit, namun perlu untuk diatur secara jelas sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas pengadministrasian keuangan dan sebagai pembelajaran pengurus.

B. Sumber Keuangan

Sumber keuangan BEM berasal dari :

1. Saldo kepengurusan HMCH sebelumnya

2. Dana IUK Maru

3. Dana IUK Mala

4. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat

C. Uraian Tugas Bendahara dan Bendahara Bidang dalam hal keuangan.

1.      Bendahara BEM HMCH FPIPS UPI

Bendahara BEM HMCH FPIPS UPI terdiri dari Bendahara dan dibantu oleh bendahara dari tiap bidang. Bendahara adalah pihak berwenang terhadap seluruh pengelolaan keuangan BEM HMCH FPIPS UPI dan bersama-sama bendahara bidang melakukan pengaturan keuangan BEM HMCH FPIPS UPI.

Tugas bendahara :

1)      Menjadi pihak yang berwenang mengelola seluruh keuangan BEM HMCH FPIPS UPI

2)      Menjadi fasilitator penyaluran dana iuran kemahasiswaan (IUK)

3)      Merumuskan kebijakan pengelolaan dan penggunaan keuangan internal BEM HMCH FPIPS UPI yang diantaranya adalah menjaga agar permasalahan keuangan berjalan sesuai dengan SOP yang telah dibuat

4)      Menginformasikan kondisi keuangan kepada publik secara berkala dengan menggunakan akuntabilitas dan transparansi

5)      Melakukan fungsi koordinasi dan supervisi keuangan terhadap bendahara bidang

6)      Membuat laporan keuangan

7)      Melakukan pencatatan bersama dengan bendahara bidang.

2. Bendahara Bidang

a.       Bendahara bidang merupakan pihak yang membantu bendahara untuk mengelola keuangan BEM HMCH FPIPS UPI dan berwenang terhadap pengaturan keluar masuknya uang berdasarkan otorisasi dari bendahara.

b.      Tugas dari bendahara bidang:

1)      Mengelola proses keluar masuknya uang setiap bidang yang telah di otorisasi oleh bendahara

2)      Melakukan pencatatan bersama dengan bendahara umum

3)      Melakukan tugas bendahara di setiap kepanitiaan Kegiatan

D. Sistem Koordinasi

a.       Koordinasi antara bendahara dengan bendahara bidang dilaksanakan setiap satu kali dalam 2 pekan

b.      Bendahara bersama dengan bendahara bidang melakukan pengelolaan keuangan secara keseluruhan secara berkala setiap 2 pekan.

c.       Setiap bendahara bidang melaporkan hasil evaluasi kegiatannya setiap rapat koordinasi dengan bendahara.

E. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana

a.      Bidang

1. Syarat pengajuan permintaan uang

a)      Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam rapat kerja

b)      Diajukan selambat-lambatnya satu minggu untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,00

c)      Pembayaran anggaran bidang diserahkan setelah rancangan anggaran keuangan yang valid diserahkan kepada bendahara BEM HMCH FPIPS UPI

Catatan:

Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak tercantum didalam program kerja, pengeluaran harus jelas dan disepakati oleh bendahara, ketua umum serta pihak yang bersangkutan

Contoh: bakti sosial bencana alam, mengunjungi pengurus yang sakit

2.    Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan

a)        Masing-masing bidang yang memerlukan dana untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan, segera menghubungi bendahara melalui bendahara bidang dengan waktu yang telah ditetapkan

b)      Bendahara bidang menyerahkan deskripsi keuangan kepada bendahara

c)      Bendahara menyerahkan sejumlah uang sesuai dengan permintaan setelah menerima deskripsi keuangan dan atas sepengetahuan Ketua Umum

d)     Bendahara bidang menandatangani kwitansi yang disimpan oleh bendahara sebagai tanda bukti pembayaran

e)      Apabila terjadi kekurangan dana, bendahara bidang bisa mengajukan permohonan penambahan dana kepada bendahara dengan persetujuan ketua umum

f)       Tambahan dana baru akan diberikan dari bendahara kepada bendahara bidang setelah ada persetujuan dari ketua umum

b. Kepanitian

1)      Kepanitiaan kecil

a)      Kepanitiaan kecil adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana < Rp 500.000,00

b)      Dana operasional awal kepanitiaan kecil akan diberikan sebesar 50% dari rencana anggaran dana yang akan diberikan oleh BEM, dan 50% lagi akan diberikan apabila persiapan kegiatan telah mencapai 60%

c)      Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada bendahara selambat-lambatnya 3 hari setelah kegiatan berakhir

2) Kepanitiaan besar

a)      Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana > Rp500.000,00 Dana operasional awal kepanitiaan besar akan diberikan sebesar 50% dari rencana anggaran yang akan diberikan oleh BEM dan 50% lagi akan diberikan apabila persiapan kegiatan telah mencapai 50%

b)      Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan beserta bukti pemasukan dan pengeluaran yang valid

c)      Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan kepada bendahara selambat-lambatnya 1 minggu setelah kegiatan berakhir

d)     Laporan keuangan harus disertai dengan bukti-bukti transaksi.

F. Laporan Keuangan

1. Setiap Bendahara bidang wajib membuat laporan keuangan secara berkala/interim 1 bulan sekali dalam bentuk laporan interim Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran

2. Data pendukung pembukuan tetap berada pada bidang yang bersangkutan. Dokumen pendukung pembukuan per kegiatan/program beserta laporannya, yaitu:

a. Buku Besar (General Ledger)

b. Nota

c. Kwitansi, Struk dll

3.      Laporan dibuat dua rangkap untuk diserahkan kepada Bendahara selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.

4. Laporan keuangan diserahkan pada tanggal terakhir bulan

5.    Laporan keuangan dari masing-masing bidang kemudian dikonsolidasi atau digabung bendahara menjadi Laporan Keuangan BEM HMCH FPIPS UPI pada akhir bulan.

6. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban tiap bidang

G. Profit Sharing

1.      Yang dimaksud dengan profit adalah netprofit, yaitu keuntungan bersih dari kegiatan yang mendapatkan sponsorship setelah dikurangi dana-dana operasional kepanitiaan yang dibebankan kepada BEM HMCH FPIPS UPI. Kemudian netprofit yang masuk ke kas BEM HMCH FPIPS UPI dikurangi terlebih dahulu dengan dana ZIS (Zakat, Infak, dan Shadaqoh) sebesar 2,5% dari netprofit

2.      Sisa dana kegiatan harus sudah dilaporkan dan diserahkan masuk kas BEM HMCH FPIPS UPI maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan

H. Loss Sharing

1.      Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya

2.      Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :

a.       Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1 sebelum kegiatan

b.      Bendahara berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari loss

c.       Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi oleh BEM HMCH FPIPS UPI dengan menggunakan dana dari anggaran proker yang lain yang masih tersisa (subsidi silang)

G. Aturan Tambahan

Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti- bukti/dokumen yang valid.Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut

1. Umum

Agar dapat dilaporkan dalam Laporan Keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam BEM HMCH FPIPS UPI.

2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang

a.       Bukti pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh BEM HMCH FPIPS UPI . Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

b.      Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MOU, kwitansi, tiket atau kupon

c.       Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) serta mudah untuk dibaca

d.      Dokumen bukti penerimaan uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya

e.       MOU harus memiliki atribut sebagai berikut:

1)      Diberi nomor urut

2)      Tanggal penerimaan

3)      Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas

4)      Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima

5)      Untuk penerimaan antara lebih dari sama dengan Rp 500.000 sampai kurang dari Rp 1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.000

6)      Untuk penerimaan lebih dari Rp 1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 6.000

7)      Cap lunas atau cap perusahaanTanda tangan pihak yang berkepentingan

8)      Nama jelas pihak yang berkepentingan

9)      Bukti pembayaran yang bernilai > Rp 5.000.000 harus menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan.

3. Bukti Pengeluaran

a.       Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan eksistensi suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan

b.      Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota, faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan

c.       Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) dan mudah untuk dibaca

d.      Dokumen bukti pengeluaran uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnyae. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain)

e.       Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain)

f.       Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non- operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memiliki keterlibatan terhadap bidang/seksi yang membelinya

g.      Bukti yang memadai dianggap reliable (dapat diandalkan) dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut:

1)      Kepala (kop) surat

2)      Mencantumkan tanggal pengeluaran kas

3)      Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas

h. Untuk membuktikan biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan :

1) Nama wartel

2) Jumlah biaya telepon

3) Nomor telepon yang dituju

4) Nama penelepon

5) Siapa yang dituju

6) Untuk keperluan apa

      i.          Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f)

j.        Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :

1) Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan

2) Program kerja yang dilakukan

3) Tanggal perjalanan

4) Tujuan perjalanan

5) Sarana serta biaya

Contoh : Nama               : Rita Purwasih Kegiatan          : Kunjungan Tanggal           : 25 Juli 2015 Tujuan             : Kampus Daerah Cibiru Rute                : Ledeng – Caheum (Rp 4.500), Caheum – Cibiru (Rp 4.000) Bandung, 25 Juni 2015 (TTD)                  Rita Purwasih     NIM. 1307496

 

k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat memo (lampiran 3)

l. Kwitansi yang dikeluarkan bendahara dari bukanlah suatu bukti valid. Bukti valid diperoleh dari panitia yang meminta reimbursent (penggantian uang) serta melampirkan bon-bon pendukungnya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kwitansi tersebut hanya merupakan dokumentasi bendahara.

m. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas)

n. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid

o. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokkan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.

Contoh 1:

Contoh 2 :

MEMO
Nama	:
Kelas	:
Jumlah	:  Rp.
Pembayaran	:
		Bandung,
		NIM

BAB VI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SISTEM KOMUNIKASI

A. Pengantar

Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan bahkan bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya di mana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.

B. Alur

Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:

1. Jaringan Komunikasi Statis

Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan (one to all). Alurnya adalah sebagai berikut:

2. Jaringan Komunikasi Dinamis

Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-tiap penanggung jawab yang dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch).

C. Isi

Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah standar isi agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:

1. Salam / kata sapaan lainnya.

2. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)

3. Tempat

4. Maksud

a. Rapat (Agenda dilampirkan)

b. Undangan ( Wajib / Biasa)

c. Pemberitahuan

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Catatan :

-          Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini akan diatur kemudian oleh Sekretaris Umum BEM HMCH FPIPS UPI

-          Sekretaris Umum akan memonitoring pelaksanaan SOP

-          SOP ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, akan ditinjau ulang jika terdapat kekeliruan.

      Bandung, Juli 2015

     Mengetahui,

Ketua Umum BEM HMCH

(enter 3x & no border)

Dadan Rizwan Fauzi

NIM. 1307701

                                                                                                                                                                                    

Learn more »