SOP BEM HMCH 2015/2016
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM
FAKULTAS
PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
PERIODE 2015-2016
A. Pendahuluan
Badan
Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Civics Hukum (BEM HMCH) dewasa ini
merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar
mahasiswa Departemen Pendidikan Kewarganegaraan. Berhubung besarnya amanah
tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan
sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan
tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman
kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan
untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard
Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami,
dimengerti dan dilaksanakan oleh seluruh anggota HMCH yang akan menyelenggarakan
kegiatan atas nama Himpunan Mahasiswa Civics Hukum.
B.
Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional
Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan
dan diberlakukan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Civics Hukum
untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya
suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan
terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C.
Tujuan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Adapun
tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut
:
1. Mempermudah
pelaksanaan tugas;
2. Mengawasi
kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan;
3. Memberi
gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen
kepengurusan BEM HMCH.
D.
Fungsi
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Adapun
fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai
cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
2. Sebagai
wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan
administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
3. Sebagai
katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.
BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam
sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, di mana dalam hal ini
manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen
itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur
sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan
BEM HMCH, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:
Ø Top Level Management
Top Level Management
di sini
diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, merupakan manajemen tertinggi dalam
manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi
dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini
terdiri dari : Ketua Umum
BEM, Wakil Ketua Umum BEM, Sekretaris
Umum, dan Bendahara Umum.
Ø Middle Level Management
Middle Level Management
merupkan manajerial menengah yang
berada di antara top level management
dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi,
kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top
level management serta membuat proker.
Middle Level Management terdiri dari : Semua Ketua Bidang.
Ø First Line Level
Management
First Line Level
Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top
dan middle management telah dijalankan
dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian
strategi dan proker yang telah ditetapkan. First
Line Level Management terdiri dari : Semua Ketua Biro
Ø Pengurus
Inti adalah Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum BEM,
Sekretaris Umum, Bendahara Umum dan semua
Ketua Bidang.
A.
Sistem
Koordinasi Intern Pengurus
1.
Pendahuluan
Untuk
menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) serta evaluasi
maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup bidang,
biro, maupun pengurus inti (Ketua Umum BEM, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum,
Bendahara Umum, Ketua Bidang).
2.
Macam-Macam
Rapat
Rapat-rapat
yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a.
Rapat
Kerja
1) Pelaksanaan
rapat kerja diselenggarakan sebanyak tiga kali dalam satu periode kepengurusan,
yaitu:
a) Rapat
Kerja I dilaksanakan pada awal pembentukan kepengurusan
b) Rapat
Kerja II dilaksanakan di tengah
periode kepengurusan
c) Rapat
Kerja III dilaksanakan di akhir
periode kepengurusan
2) Agenda
a) Rapat
Kerja I
i.
Sosialisasi visi, misi
dan tujuan organisasi BEM HMCH
ii.
Perancangan program BEM
HMCH
iii.
Penyapaian pola umum
kebijakan organisasi
iv.
Penjelasan AD/ART dan GBHO
v.
Sosialisasi SOP
vi.
Pembuatan dan
pembahasan program kerja
vii.
Pembahasan anggaran
keuangan
b) Rapat
Kerja II
i.
Laporan kerja pengurus
ii.
Evaluasi Program dan
Kinerja Pengurus
iii.
Analisis dan Pembahasan
program
iv.
Rekomitmen Pengurus
c) Rapat
Kerja III
i.
Laporan kerja pengurus
ii.
Evaluasi Program Kerja
selama satu periode
iii.
Evaluasi Kinerja
Pengurus
iv.
Pembahasan persiapan
Laporan Pertanggungjawaban
3) Diikuti
oleh seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI
b.
Rapat
Pengurus Inti
1) Dilaksanakan
minimal dua kali dalam sebulan
2) Agenda
a) Silaturahim
pengurus
b) Evaluasi
program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan
c) Evaluasi
kinerja anggota pengurus tiap bidang
d) Penjadwalan
kegiatan bulan berikutnya
3) Diikuti oleh seluruh pengurus inti (Ketua Umum
BEM, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua Bidang).
c.
Rapat
Bidang
1) Dilaksanakan
minimal dua kali dalam sebulan
2) Agenda
a) Silaturahim
anggota bidang
b) Evaluasi
program kerja yang telah dan sedang berjalan
c) Penjadwalan
kegiatan bidang untuk dua pekan mendatang
d) Strategi
pencapaian program
e) Piket
mingguan
3) Diikuti
oleh Ketua Bidang, Sekretaris Bidang,
Bendahara Bidang dan seluruh anggota bidang.
d.
Rapat
Konsolidasi
1) Dilaksanakan
kondisional
2) Agenda
a) Silaturahim
seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI
b) Sosialisasi
program kerja terdekat dari setiap bidang
c) Persiapan
kegiatan setiap bidang
d) Penjadwalan
kegiatan bidang dalam dua bulan mendatang
3) Diikuti
oleh seluruh pengurus BEM HMCH FPIPS UPI
e.
Rapat
Koordinasi
1) Dilaksanakan
secara insidental, sesuai kesepakatan antara Ketua BEM HMCH FPIPS UPI dengan DPM HMCH FPIPS
UPI atau dengan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Departemen lain, atau dengan
Lembaga Eksekutif Mahasiswa Tingkat Universitas.
2) Agenda
Mengkoordinasikan suatu kebijakan.
f.
Rapat
Kepanitiaan
1) Dilaksanakan
secara Insidental
2) Agenda
a) Pembahasan
rencana, persiapan, dan pelaksanaan kegiatan
b) Penyampaian
job description oleh Ketua Panitia
c) Pembahasan
manajemen kegiatan
d) Evaluasi
kegiatan
3) Diikuti
oleh panitia kegiatan, SC, dan Ketua Bidang yang bersangkutan.
g.
Pertemuan
Istimewa
1) Dilaksanakan
secara Insidental
2) Agenda
Menetapkan keputusan
dan kebijakan organisasi. Diikuti oleh pengurus inti (Ketua Umum BEM, Wakil
Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua Bidang).
B.
Mekanisme
Kerja Organisasi
1.
Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan
wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua Umum BEM HMCH periode 2015-2016.
2.
Hierarki
Kepengurusan
Hierarki hubungan
antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf
kepengurusan adalah koordinasi.
3.
Mekanisme
Laporan
Setiap pengurus wajib
melaporkan kegiatan kepada ketua BEM HMCH paling lambat 2 minggu setelah
kegiatan, selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling
lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Jika dalam waktu yang ditentukan
BEM tidak memberikan laporan, maka DPM berhak mengajukan surat teguran.
4.
Mekanisme
Peringatan dan Pemberian Sanksi
a. Apabila
terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang
berlaku di BEM HMCH, maka akan diberikan teguran
secara lisan.
b. Apabila
teguran tidak diindahkan, maka
akan diberikan peringatan berupa surat peringatan
1
c. Apabila surat peringatan 1 tidak diindahkan, maka akan
diberikan surat peringatan 2
d. Apabila
surat peringatan 2 masih tidak
diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberikan surat peringatan 3 atau dinonaktifkan.
BAB II
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR KEGIATAN
BEM HMCH FPIPS UPI
A.
Pedoman
Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam
merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :
1.
Dasar
Penyelenggaraan
Pada
bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
2.
Kriteria
Keberhasilan Kegiatan
Berisi
parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah
kegiatan.
3.
Tujuan
Kegiatan
Pada
bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan disusun dalam dua
tingkat yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
4.
Peserta
Kegiatan
Pada
bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan jumlah
peserta (bisa berupa perkiraan atau target).
5.
Narasumber
Acara
Pada
bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
kualifikasinya termasuk lembaga asal narasumber.
6.
Organisasi
atau Kepanitiaan
Berisi
susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan
kegiatan.
7.
Strategi
dan Proses Teknis Kegiatan
Dalam
bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan yang akan digunakan,
prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.
8.
Materi
kegiatan
Pada
bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari
isi kegiatan.
9.
Waktu
dan Tempat
Pada
bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa lama
dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
10.
Jadwal
Acara atau Kegiatan
Dalam
penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan
pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan
acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
11.
Anggaran
Biaya
Dalam
menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai
dengan tujuan program yang akan dipakai,sehingga akan memperlihatkan kebutuhan
anggaran secara realitas
Sumber
dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar
pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
a. Iuran
Kemahasiswaan
b. SPP/DPP
c. Sponsor,
donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat
B.
Persiapan
Kegiatan
1.
Penyusunan
Proposal dan Pengajuannya
a. Proposal
dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan sekretaris umum
b. Sistematika
pembuatan proposal kegiatan
1)
Latar
Belakang
Bagian
ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang
diajukan.
2)
Dasar
Pemikiran
Bagian
ini berisi dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi diselenggarakannya
kegiatan.
3)
Landasan
Kegiatan
Di
bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,
kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan
diselenggarakan.
4)
Nama
Kegiatan
Di
bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.
5)
Tema
kegiatan
Di bagian ini dirumuskan
tujuan esensial tematis kegiatan.
6)
Bentuk
Kegiatan
Di bagian ini disebutkan
bentuk dari kegiatan yang akan diselenggarakan
7)
Tujuan
Kegiatan
Di
bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan
dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.
8)
Sasaran
Kegiatan
Pada
bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka
mendukung pencapaian tujuan.
9)
Peserta
Kegiatan
Di
bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin
kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun
harus dicantumkan pula.
10)
Waktu
dan Tempat
Di
bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan
digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan
dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu penggunan
tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
11)
Materi
Kegiatan
Pada
bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan digelar. Ke dalam
hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan.
12)
Jadwal
Acara atau Kegiatan
Dalam
penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara
spesifik urutan atau susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam
kegiatan tersebut.
13)
Pembiayaan
Dalam
menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai
dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan
anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara terperinci
agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan
kemahasiswaan adalah sebagai berikut :
a) Iuran
Kemahasiswaan
b) Sponsor,
donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat
14)
Susunan
Kepanitiaan
a)
Pelindung
|
|
Tingkat Universitas
|
: Rektor
|
Tingkat Fakultas
|
: Dekan
|
Tingkat Departemen
|
: Ketua Departemen
|
b)
Pembina
|
|
Tingkat Universitas
|
: Wakil Rektor I
|
Tingkat Fakultas
|
: Wakil
Dekan I
|
Tingkat Departemen
|
: Dosen
Pembimbing Kemahasiswaan
|
c) Pembimbing
|
|
Tingkat Univesitas
|
: Wakil Rektor I
|
Tingkat Fakultas
|
: Wakil Dekan I
|
Tingkat Departemen
|
: Dosen Pembimbing Kemahasiswaan
|
d)
Penanggung
jawab
|
|
Tingkat Departemen
|
: Ketua Umum BEM
HMCH UPI
|
e) Panitia
Pelaksana
Panitia
Pelaksana terdiri atas unsur ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara dan
seksi-seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia pelaksana disertakan
nama lengkap.
15)
Anggaran
Biaya (rekapitulasi tiap seksi)
16)
Penutup
17)
Lampiran
a) Lembar
pengesahan
b) Bentuk
kerjasama
c) Rincian
dana
d) Grafik/bagan
atau keterangan lain yang diperlukan
c. Proposal
dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo BEM HMCH FPIPS dengan header/footer panitia
d. Penandatanganan
Proposal
Proposal
BEM HMCH FPIPS UPI ditandangani oleh ketua pelaksana,
Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI, mengetahui Dosen Pembimbing, Ketua Departemen, Wakil Dekan Bidang
Akademik dan Kemahasiswaan FPIPS UPI serta menyetujui Direktur Direktorat
Pembinaan Kemahasiswaan UPI.
e. Proposal
dibuat minimal rangkap 2 (dua) :
1) Arsip
BEM HMCH FPIPS UPI
2) Keperluan
panitia
2.
Persiapan
teknis
a. Rapat
panitia
b. Perencanaan
waktu
c. Pembagian
tugas
d. Koordinasi
seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat
e. Pemanfaatan
papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.
C.
Pelaksanaan
Kegiatan
1. Kegiatan
yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan
2. Ketua
Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang
dianggap penting.
QC
(Quality Control) KEGIATAN
Bidang : ………………………………………………
Jenis Kegiatan : ………………………………………………
Ketua
Pelaksana : ………………………………………………
Tanggal
kegiatan : ………………………………………………
“Berilah tanda
√ pada kolom yang telah disediakan”
|
Tabel 2.1 Quality Control Kegiatan
D.
Evaluasi
Kegiatan
1. Mengevaluasi
kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Membahas
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Menilai
pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Memberi
saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang
E.
Laporan
Kegiatan
1. Setelah
selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Sekretaris dan Bendahara.
2. Ketua
pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI melalui
Sekretaris dalam bentuk:
a. Laporan
yang sudah diprint, disertai lampiran sebagai berikut :
1) Susunan
Kepanitian
2) Susunan
Acara
3) Realisasi
Anggaran Biaya
4) Bukti
Transaksi Pengeluaran
5) Daftar
Hadir Rapat Panitia
6) Notulensi
Rapat Panitia
7) Daftar
Hadir Peserta dan Panitia
8) Administrasi
dan Arsip Surat Menyurat
9) Famplet
dan Hasil Dokumentasi
Aturan
Tata Letak Hasil Dokumentasi
i.
Dalam satu halaman,
terdapat 3 gambar kegiatan yang tersusun seri
ii.
Hasil dokumentasi
dilampirkan sebanyak 4 halaman. Dengan demikian, terdapat 12 gambar hasil
dokumentasi dalam setiap laporan kegiatan.
iii.
Ketentuan 12 gambar
tersebut diantaranya
harus memuat spanduk, pamflet, sertifikat, gambar peserta, gambar pemateri, gambar
tamu undangan, dan gambar aktivitas panitia di pra kegiatan dan di hari H
kegiatan.
Contoh
penempatan hasil dokumentasi dalam satu halaman
|
a. Laporan
file dokumen di Komputer
b.
Khusus untuk file hasil dokumentasi kegiatan,
dilaporkan dalam bentuk hard copy dan
soft copy kepada Pemegang Akun Jejaring Sosial BEM HMCH
3. Secara
khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum.
4. Laporan
tersebut harus sudah sampai ke Sekretaris Umum
paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan.
5. Laporan
disusun rapi dan diberikan kepada Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI.
Format Laporan Kegiatan
Laporan Kegiatan ..... (nama kegiatan)
Bidang ........ BEM HMCH FPIPS UPI
Periode 2015-2016
|
||
Lembar Serah Terima
|
: ______________________
|
|
I.
|
Pendahuluan
|
:
______________________
|
II.
|
Nama Kegiatan
|
:______________________
|
III.
|
Tujuan Kegiatan
|
:
______________________
|
IV.
|
Waktu dan Tempat
|
: ______________________
|
V.
|
Peserta Kegiatan
|
:
______________________
|
VI.
|
Nara Sumber Kegiatan
|
:
______________________
|
VII.
|
Gambaran Kegiatan
|
: ______________________
(persiapan,
pengorganisasian
dan
pelaksanaan)
|
VIII
|
Hambatan-hambatan &
Evaluasi
|
: ______________________
|
IX
|
Rekomendasi
Kegiatan
|
:
_____________________
|
X.
|
Lampiran-lampiran
|
: ______________________
(Susunan Kepanitiaan, Susunan
acara, Realisasi Anggaran
Biaya, Bukti transaksi, Daftar hadir Rapat Panitia, Notulensi Rapat Panitia,
Daftar hadir peserta dan panitia, administrasi dan arsip surat-menyurat, famplet,
materi dari pengisi acara, dan hasil dokumentasi)
|
XI.
XII
|
Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan
Penutup
|
: ______________________
:
|
F.
Penyelenggaraan Kesekretariatan dan
Keuangan
1. Penyelenggaraan
kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia
kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini
menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan
Sekretaris dan Bendahara.
BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
A.
Pendahuluan
Berbicara
istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu
Sekretaris Umum maupun
Sekretaris Bidang. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat
penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.
Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan
organisasi (dalam hal ini BEM HMCH FPIPS UPI). Apalagi sejarah perjalanan
sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga
kemampuan administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah
suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan
pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan
administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
B.
Uraian
Tugas Sekretaris Umum dan
Sekretaris Bidang dalam Hal
Kesekretariatan
Dalam standar operasional prosedur (SOP), dijabarkan beberapa
tugas utama bagi sekretaris yakni sebagai berikut:
1)
Mengkoordinasikan
pengaturan administrasi BEM HMCH UPI
2)
Mengelola sistem
administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah pengelolaan surat masuk dan
pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi
3)
Mengelola sistem
pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi
4)
Menjalankan dan
merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kesekretariatan
5)
Mempertanggungjawabkan
segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua Umum BEM HMCH FPIPS UPI
6)
Mengatur rapat dan
membuat notulen rapat dengan persetujuan ketua Umum BEM HMCH
7)
Mengingatkan ketua Umum BEM terhadap ketentuan
yang berlaku maupun janji memenuhi
undangan
8)
Menyelenggarakan
penyusunan dan penataan data secara terperinci yang telah diarsipkan untuk
bahan penyusunan laporan
9)
Mengkoordinasikan
kegiatan administrasi dalam mengontrol kegiatan administrasi bidang
10)
Mengatur surat keluar
dan masuk
11)
Bertanggungjawab kepada
Ketua Umum BEM
12)
Bersama ketua membuat
Standar Operasional Prosedur
13) Tugasnya
di dalam mengarsipkan, membuat, memperbanyak, menjaga
ketertiban, dan kerapihan dokumen-dokumen
BEM
HMCH
14) Membaca
surat keluar dan surat masuk
15)
Mengontrol
seluruh administrasi BEM
HMCH
16)
Menjaga, memelihara,
dan mengoptimalkan inventaris BEM HMCH
17)
Mendata semua
inventaris yang dimiliki BEM HMCH
18)
Membuat peraturan
penggunaan inventaris BEM HMCH
19)
Mengkoordinir piket
himpunan
1.
Sekretaris
Umum I
Tugas
dari sekretaris umum I adalah sebagai berikut:
-
Bertanggung jawab atas
pengadministrasian BEM
-
Melakukan kegiatan
keskretariatan (pengarsipan, pembuatan
surat dan proposal)
-
Mengagendakan rapat, pertemuan,
dan pengiriman delegasi menurut undangan dan keperluan yang ada sesuai dengan
kebijakan Ketua Umum
BEM
-
monitoring
dan controlling kesekretariatan setiap bidang
-
Menyusun laporan
pertanggungjawaban BEM bersama sekretaris
II.
2.
Sekretaris Umum II
Tugas
dari sekretaris umum II
adalah sebagai berikut:
-
Merapikan administrasi
surat dan notulensi rapat, baik rapat pengurus inti maupun rapat biro/bidang
-
Membantu tugas
Sekretaris I dan menggantikan perannya jika berhalangan hadir
-
Membuat sertifikat pengurus
di akhir masa jabatan
-
monitoring
dan controlling kesekretariatan
kegiatan BEM HMCH
-
Menyusun laporan
pertanggungjawaban BEM bersama sekretaris
I.
3.
Sekretaris
Bidang
a. Menggantikan
fungsi Ketua Bidang apabila Ketua Bidang berhalangan
b. Melakukan
fungsi koordinasi dengan sekretaris Umum
c. Membantu
tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya.
d. Bersama-sama
Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan
Bidang yang dibawahinya.
e. Bersama-sama
Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang
dikeluarkan kepada ketua BEM HMCH FPIPS UPI.
f. Bertanggungjawab atas pengadministrasian bidang
C.
Faktor
Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan
1.
Sumber Daya Manusia
Personil
yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris umum I,
II dan Sekretaris Bidang.
2.
Peralatan/Perangkat
Kesekretariatan
a. Rak/lemari
untuk menyimpan file folder
berkas/dokumen/kertas-kertas.
b. Perangkat
komputer dan printer, internet (dalam
kondisi ideal).
c. Peralatan
kantor/alat tulis.
d. Papan
tulis/papan pengumuman, buku komunikasi antar pengurus (bukom).
e. Meja/kursi/tikar
f. Alat-alat
kebersihan
D.
Perlengkapan
Surat-menyurat
1.
Kop
Surat
a. Kop
surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo BEM HMCH FPIPS UPI), umumnya
diletakan pada bagian kiri atau kanan kertas.
b. Kop
surat pada umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di bawah
nama organisasi atau bagian bawah kertas, termasuk mencantumkan nama kota, kode
pos, nomor telepon, e-mail, dan nomor
faksimili (bila ada).
c. Penggunaan
kertas (jenis, ukuran, berat) harus sama/standar setiap kali BEM HMCH FPIPS UPI
mencetak kop surat baru, sebaiknya HVS 80 gram.
d. Tipe
huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM HMCH FPIPS UPI
Contoh Format Kop Surat
BADAN EKSEKUTIF
MAHASISWA
HIMPUNAN
MAHASISWA CIVICS HUKUM
FAKULTAS
PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA
Gedung PKM Lantai
2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi. No.229
Bandung
|
2.
Memorandum
Memorandum yaitu suatu bentuk komunikasi
tertulis intern organisasi (antar bidang/biro). Merupakan surat sederhana yang
sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.
Contoh Memorandum
BADAN EKSEKUTIF
MAHASISWA
HIMPUNAN
MAHASISWA CIVICS HUKUM
FAKULTAS
PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA
Gedung PKM Lantai
2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi. No.229
Bandung
MEMORANDUM
|
3.
Amplop
Surat
Amplop
surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM HMCH FPIPS UPI,
sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop kabinet.
4.
Stempel/Cap
Stempel atau cap
merupakan bukti validitas/legalitas/keabsahan dari surat yang dikeluarkan oleh
BEM HMCH FPIPS UPI. Stempel harus disimpan/tidak boleh bawa keluar karena
menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh
kepanitiaan-kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian
wewenang pembuatan
surat.
E.
Pengelolaan
Surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan
dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak
yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah
sekretaris.
1.
Surat
Masuk
a.
Standarisasi
Surat Masuk
1)
Penerimaan
Surat
Surat
yang diterima oleh sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan
surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat
organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan,
mana yang termasuk surat bagi Ketua Umum BEM, Sekretaris, Ketua Bidang,
Sekretaris Bidang, dan Biro.
2)
Pencatatan/Pendokumentasian
Surat
Surat
yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut
point-point yang dapat dicantumkan :
a) Nomor
urut
b) Tanggal
masuk
c) Nama
dan alamat pengirim
d) Tanggal
dan nomor surat
e) Perihal/ditujukan
untuk urusan
f) Pihak
yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan
Tabel 2.2
|
|||||||
Format Buku Registrasi Surat Masuk
|
|||||||
No
|
Tanggal
Masuk
|
Pengirim
&
Alamat
|
Tanggal
&
No.Surat
|
Perihal
|
Tujuan
|
Lampiran
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3)
Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam
Buku Registrasi Surat Masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi stempel tanggal (bila
ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaan. Kemudian dibuat lembar
disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk
ditindaklanjuti.
4)
Penindaklanjutan
Surat
Bila pihak/bidang yang
bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan
kepada sekretaris untuk dibuatkan surat balasan. Bila bidang/biro yang
bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri, bidang/biro
tersebut tetap harus memberitahu sekretaris untuk meminta nomor surat.
5)
Penyimpanan
Surat
Setelah semua
dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :
a) Sekretaris
(surat asli, untuk keperluan pengarsipan)
b) Bidang
yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi)
Tabel 2.3
|
|||||||
Contoh Pendokumentasian/Pencatatan
Surat Masuk
|
|||||||
No
|
Tanggal
Masuk
|
Pengirim
&
Alamat
|
Tanggal
&
No.Surat
|
Perihal
|
Tujuan
|
Lampiran
|
Ket.
|
1.
|
23 Juni 2015
|
BEM FIP, Kampus UPI
|
21 Juni 2015
013/SUD/B/ edufair/BEM FIP
/VI/2015
|
Undangan Seminar Pendidikan
|
Bidang Pendidikan
|
Satu lembar Susunan Acara
|
-
|
2.
Surat
Keluar
a.
Standarisasi
Surat Keluar
1)
Pembuatan surat
Surat
yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk)
dibuat oleh sekretaris atas permohonan dari bidang yang berkepentingan. Jika
diberikan kewenangan, maka bidang di luar sekretaris dapat membuat sendiri
surat keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu sekretaris untuk meminta
nomor surat.
2)
Pencatatan
Surat
Surat
yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Adapun point-point
yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut :
a) Nomor
urut
b) Tanggal
keluar
c) Nama
dan alamat yang dituju
d) Tanggal
dan nomor surat
e) Perihal/ditujukan
untuk urusan
f) Lampiran
g) Keterangan
Tabel 2.4
|
||||||
Format Buku Registrasi Surat Keluar
|
||||||
No
|
Tanggal
Keluar
|
Tujuan
|
Tanggal & No.Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
3)
Macam
Surat
Dilihat
dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :
a)
Surat
Khusus
Surat
yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah Surat Keputusan yang
dikeluarkan oleh Ketua Umum
BEM HMCH FPIPS UPI. Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah Surat
Keputusan. Setiap Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh BEM HMCH FPIPS UPI
memuat urutan-urutan sebagai berikut :
(1)
Menimbang
(2)
Mengingat
(3)
Memperhatikan
(4)
Memutuskan
(5)
Menetapkan
Catatan :
Penomoran surat terpisah dengan surat umum dan yang mengetahui adalah
sekretaris
A/B/C/D/E/F
A = Nomor Surat (Harus
Berurutan)
B = Kode Berkas Surat
C = Pihak yang
mengeluarkan
D = Kode BEM HMCH FPIPS
UPI.
E = Kode Bulan pada saat
mengeluarkan surat
(menggunakan
angka romawi)
F = Kode Tahun
mengeluarkan surat
Contoh :
Surat Keputusan
yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM
HMCH FPIPS UPI, misalnya tentang pengangkatan Pengurus BEM HMCH FPIPS UPI
Periode 2015-2016
Nomor
: 01/SKP/A/BEM HMCH/VI/2015
b)
Surat Umum
Surat
umum terdiri dari Surat Ekstern (keluar) BEM HMCH FPIPS UPI dan Surat Intern
(kedalam). Perihal Surat Umum dibedakan sebagai berikut:
(1)
SPM = Surat Permohonan
(2)
STG = Surat Tugas
(3)
SBA = Surat Berita Acara
(4)
SPJ = Surat Perjanjian
(5)
SRD = Surat Rekomendasi
(6)
SPR = Surat Perintah
(7)
SPT = Surat Pengantar
(8)
SUD = Surat Undangan
(9)
SPB = Surat Pemberitahuan
(10)
SPD = Surat Pengambilan Dana
(11)
SUL = Surat Usulan
(12)
SPH = Surat Penghargaan
(13)
SKT = Surat Keterangan
(14)
SPN = Surat Pernyataan
(15)
SKA = Surat Kuasa
(16)
SUS = Surat Ucapan Selamat
(17)
SBL = Surat Balasan
(18)
SDL = Surat Delegasi
c)
Surat
Kepanitiaan
(1) Format Surat Kepanitiaan
A/B/C/D/E/F
Keterangan:
A
= Nomor Surat (dibuat secara berurutan per kegiatan dan dilaporkan kepada
Sekretaris)
B = Kode Berkas Surat
C = Panitia yang
mengeluarkan
D = Kode BEM HMCH FPIPS
UPI
E
= Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (menggunakan angka romawi)
F = Kode Tahun
mengeluarkan surat
(2) Pengarsipan Surat Kepanitiaan
Surat
keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas yang berlogo kepanitiaan atau
jika tidak ada, dibuat pada kertas berkop BEM HMCH FPIPS UPI.
(3)
Tanda Tangan Surat
Intern BEM
HMCH FPIPS UPI cukup ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris. Ekstern BEM HMCH FPIPS UPI ditandatangani oleh Sekretaris, Ketua
Panitia, dan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI.
(4)
Penomoran Surat
Penomoran
surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut.
(a)
Contoh Penomoran Surat Kepanitiaan
Bidang
Organisasi membuat Surat Undangan untuk melaksanakan Kegiatan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa (LKM).
Nomor : 04/SUD/Pan-LKM/BEM
HMCH/VII/2015
(b)
Contoh Penomoran Surat Kepanitiaan yang dikeluarkan oleh Bidang, setelah nama
kepanitiaan, ditambahkan kode bidang yang mengeluarkan. Contoh: Bidang
Kerohanian membuat surat undangan untuk melaksanakan kegiatan Gema Ramadhan.
Nomor: 05/SUD/Pan-GR/D/BEM
HMCH/VII/2014
Keterangan :
Penomoran
untuk surat kepanitiaan diserahkan kepada kegiatan masing-masing dengan
dilaporkan pada Sekretaris.
(5) Pengarsipan Surat
Semua
surat harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan pada laporan
kegiatan serta diberikan kepada sekretaris
Tabel 2.5
Contoh Pendokumentasian
/ Pencatatan Surat Keluar
|
||||||
No.
|
Tanggal
Keluar
|
Tujuan
|
Tanggal
& No.Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket
|
1.
|
10 Juli 2015
|
Dekan FPIPS
|
09 Juli 2015
05/SUD/PAN
PEL/BEM HMCH/VII/2015
|
Undangan Kegiatan
|
-
|
-
|
3.
Ketentuan
Pembuatan Surat
a. Surat
dibuat seizin Sekretaris.
b. Surat
keputusan dibuat oleh Sekretaris
Umum atas persetujuan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI.
c. Surat
dibuat dalam kertas yang ber-kop BEM HMCH FPIPS UPI dan amplop ber-kop BEM HMCH
FPIPS UPI bila diperlukan. Surat yang ditujukan ekstern HMCH FPIPS UPI harus menggunakan kop surat yang asli
sedangkan surat yang ditujukan intern HMCH
FPIPS UPI dapat difotokopi.
d. Kop
surat mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin dibagian bawah nama
organisasi.
e. Penggunaan
kertas harus standar (jenis, ukuran, berat).
f. Amplop
surat pada umumnya mencantumkan logo, nama dan alamat BEM HMCH FPIPS UPI yang
didesain senada dengan kop dan ukuran standar amplop kabinet.
g. Setiap
surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip BEM HMCH FPIPS UPI
dan untuk disampaikan ke alamat yang dituju.
h. Setiap
surat keluar harus ada tanda tangan Ketua umum BEM HMCH FPIPS UPI dan diberi stempel BEM
HMCH FPIPS UPI
i.
Stempel harus disimpan
di Sekretaris dan tidak boleh disalahgunakan karena menyangkut nama organisasi.
Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan-kepanitiaan besar.
4.
Sistematika
Surat
Sistematika
surat adalah sebagai berikut :
a. Kop
surat
b. Nomor
surat
c. Perihal
d. Lampiran
e. Salam
pembuka (Assalaamu’alaikum Wr. Wb. / Dengan Hormat)
f. Isi
surat, yang terdiri dari :
1) Pendahuluan
2) Isi
3) Penutup
g. Salam
penutup (Wassalammu’alaikum Wr. Wb. / Dengan Hormat)
h. Titimangsa,
diletakkan rata kanan di samping Nomor Surat
i.
Tanda tangan Ketua umum
BEM HMCH UPI dan Sekretaris untuk surat resmi yang dikeluarkan oleh BEM HMCH
UPI.
j.
Tanda tangan Ketua
Bidang , Sekretaris, dan Ketua umum BEM HMCH UPI untuk surat yang dikeluarkan
oleh bidang.
k. Tanda
tangan Ketua Bidang , Sekretaris, dan Ketua umum BEM HMCH UPI untuk surat lain.
A.
Format
Penomoran Surat
a. Bentuk baku
A/B/C/D/E/F
Keterangan:
A = Nomor Surat
Nomor
surat harus berurutan, maka untuk penomoran, segala aktivitas pembuatan surat
harus diketahui dan dilaporkan kepada sekretaris
B = Kode Berkas Surat
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus
BEM HMCH adalah sebagai berikut :
SPM
= Surat Permohonan
|
SAD
= Surat Pengambilan Dana
|
STG
= Surat Tugas
|
SUL
= Surat Usulan
|
SBA
= Surat Berita Acara
|
SPH
= Surat Penghargaan
|
SPJ
= Surat Perjanjian
|
SKT
= Surat Keterangan
|
SRD
= Surat Rekomendasi
|
SPN
= Surat Pernyataan
|
SPR
= Surat Perintah
|
SKA
= Surat Kuasa
|
SPT
= Surat Pengantar
|
SUS
= Surat Ucapan Selamat
|
SUD
= Surat Undangan
|
SBL
= Surat Balasan
|
SPB
= Surat Pemberitahuan
|
SDL
= Surat Delegasi
|
C = Pihak yang
Mengeluarkan Surat
Pihak
yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:
A
= Surat dikeluarkan oleh Ketua Umum
BEM HMCH FPIPS UPI, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum dan Bendahara Umum
B
= Bidang Organisasi
C
= Bidang Pendidikan
D
= Bidang Kerohanian
E
= Bidang Kesejahteraan Minat dn Bakat
F
= Bidang Sosial Kemasyarakatan
D = Kode Lembaga dalam
hal ini BEM HMCH dikodekan BEM HMCH
E = Kode bulan saat
mengeluarkan surat menggunakan angka romawi
F = Kode tahun pada saat
mengeluarkan surat
Contoh:
Surat
yang ditujukan untuk internal BEM HMCH FPIPS UPI, misalnya Surat Undangan yang
dikeluarkan Bidang Pendidikan untuk bidang lainnya.
Nomor : 01/SUD/C/BEM
HMCH/VI/2015
F.
Wewenang
Pembuatan Surat
1.
Pihak
yang Membuat
Surat
umumnya dibuat oleh Sekretaris . Tetapi bisa saja bidang di luar Sekretaris membuat
surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada
Sekretaris. Pada intinya, setiap surat yang harus diketahui oleh Sekretaris.
Dalam momen tertentu,
kepanitiaan besar biasanya juga memiliki sekretaris sendiri yang membuat surat
yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini
Sekretaris bertanggungjawab mengontrol dan memberikan bantuan yang diperlukan.
2.
Pihak
yang Menandatangani/Menyetujui
Surat
yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
a. Surat
Keputusan, ditandatangani oleh Ketua BEM HMCH UPI / Sekretaris.
Ditetapkan di
|
: Bandung
|
Tanggal
|
: 21 Juni 2015
|
Pukul
|
: 14.00 WIB
|
Ketua Umum BEM HMCH
|
(enter
3x & no border)
|
CAP
|
BEM
|
b. Surat
kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak
mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandatangani
oleh Ketua Bidang dan Ketua Umum BEM
atau Sekretaris dan Ketua BEM atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua BEM.
TTD,
Ketua
Umum BEM HMCH
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
TTD,
Ketua
Bidang
YYYYYYYYYYYY
NIM……………..
|
Ketua
Umum BEM HMCH,
(enter
3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
Sekretaris,
(enter
3x & no border)
Ayu Sulastri
NIM.
1305098
|
Ketua
Umum BEM HMCH
(enter 3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
Ketua
Pelaksana
(enter
3x & no border)
XXXXXXX
NIM.
.............
|
c. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup
ekstra kampus yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama,
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Umum dan Pejabat yang berwenang
Ketua Umum BEM HMCH
(enter
3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
Ketua
Pelaksana
(enter
3x & no border)
XXXXXXXXXXXX
NIM…………..
|
Mengetahui,
Ketua Departemen PKn FPIPS UPI
ZZZZZZZZZZZZZZZ
NIP………………..
|
d. Surat kepada pihak internal BEM HMCH FPIPS UPI
atau memorandum, ditandatangani oleh Sekretaris Bidang dan Ketua Bidang yang
bersangkutan.
TTD,
Ketua
Bidang
XXXXXXXXXXXX
NIM……..………..
|
TTD,
Sekretaris
Bidang
YYYYYYYYYYYY
NIM……………..
|
e. Ucapan
terima kasih atas sumbangan / partisipasi
/ sponsor / bantuan lain ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua Umum.
TTD,
Ketua
Umum BEM
HMCH,
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
TTD,
Sekretaris,
Ayu Sulastri
NIM. 1305098
|
f. Surat
Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang
Ketua
Pelaksana,
(enter
3x & no border)
XXXXXXXXXXXX
NIM…………..
|
Sekretaris Pelaksana,
(enter
3x & no border)
XXXXXXXXXXXX
NIM…………..
|
Mengetahui,
Ketua
Umum BEM HMCH
(enter 3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
Tabel 2.6. Contoh Pendokumentasian Surat
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA CIVICS HUKUM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA
Gedung PKM Lantai 2 Ruang 56, Jl. Dr. Setiabudhi.
No.229 Bandung
|
|||||||||
Nomor
Lampiran
Perihal
|
: 01/SPM/A/BEM HMCH/VI/2015
: -
: Permohonan Peminjaman Tempat
|
21 Juni 2015
|
|||||||
(1 enter)
Yth. Wakil Dekan Bidang
Akademik dan Kemahasiswaan FPIPS UPI
di
Tempat
|
|||||||||
(2
enter)
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
|
|||||||||
Segala puji bagi Allah, Rabb semesta alam, yang
senantiasa memberikan rizki pada seluruh hamba-Nya. Shalawat serta salam
semoga tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad Saw.
Sehubungan
dengan diadakannya kegiatan Rapat
Kerja I BEM HMCH Periode 2015-2016, yang Insya Allah
akan dilaksanakan pada :
maka
kami bermaksud meminjam ruangan tersebut untuk digunakan sebagai tempat
penyelenggaraan Rapat Kerja I BEM HMCH Periode 2015-2016. Besar harapan kami agar Ibu
mengabulkan permohonan tersebut. Demikian
surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Ibu,
kami ucapkan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum
Wr. Wb.
(2 enter)
|
|||||||||
Ketua Umum BEM HMCH,
(enter 3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
|
Sekretaris,
(enter 3x & no border)
Ayu Sulastri
NIM. 1305098
|
||||||||
*
Sebelum difotocopy, surat JANGAN distempel terlebih dahulu.
*
Stempel yang diberikan harus mengenai bagian sebelah kiri tanda tangan
*
Stempel BEM hanya untuk tanda tangan ketua BEM dan stempel kegiatan untuk ketua
pelaksana.
G.
Administrasi
Tiap Bidang
1.
Pendahuluan
Menjaga
ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan, dan
penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM HMCH FPIPS UPI.
2.
Petunjuk
Administrasi Tiap Bidang
a.
Berita
Acara Rapat Bidang
1) Setiap
Sekretaris Bidang wajib membuat berita acara/risalah Rapat Bidang.
2) Sistematika
Berita Acara/risalah Rapat Bidang
a) Judul
(sesuai nama Bidang)
b) Tempat,tanggal
c) Waktu
d) Ketua
Rapat
e) Notulen
f) Peserta
g) Agenda
Rapat
h) Hasil
rapat
3) Berita Acara
Rapat Bidang disimpan oleh Sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada
sekretaris sebagai lampiran laporan bulanan tiap bidang.
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang
1) Setiap
Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis untuk
selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Umum.
2)
Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika
laporan sebagai berikut:
a)
Pendahuluan
b)
Laporan perkembangan bidang
c)
Kehadiran dan kinerja anggota bidang
d)
Laporan keuangan
e)
Evaluasi
f)
Saran
g)
Lampiran:
(1) Laporan kegiatan yang
telah dilaksanakan oleh bidang
(2) Berita Acara Rapat
Bidang
3) Laporan
bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM HMCH FPIPS UPI dan untuk
dipublikasikan ke pengurus BEM HMCH FPIPS UPI lainnya. Laporan dikumpulkan
dalam bentuk print out dan file.
c. Laporan Akhir Tiap Bidang
Di
akhir kepengurusan setiap bidang wajib membuat laporan akhir bidang secara
tertulis. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan
sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Pada
bagian ini berisi latar belakang keberadaan bidang, hal yang melandasi
pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas bidang.
2) Deskripsi Tugas
Merupakan
gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua Umum kepada bidang dalam rangka
mendukung keberlangsungan organisasi.
3) Kondisi Objektif
Kondisi
objektif merupakan situasi ril yang dialami bidang, biasanya berhubungan dengan
kinerja bidang, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota bidang serta
peran dan fungsi yang diemban bidang.
4) Program Kerja
Merupakan
rancangan program kerja yang dibuat oleh bidang pada saat Rapat Kerja ataupun
kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan
program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh bidang.
Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :
a) Nama Kegiatan
b) Tema Kegiatan
c) Tujuan Kegiatan
d) Waktu dan Tempat
Kegiatan
e)
Peserta Kegiatan
f)
Narasumber kegiatan
g)
Gambaran Kegiatan
h)
Alokasi Dana
i)
Hambatan-hambatan
j)
Evaluasi dan rekomendasi
6) Hambatan-Hambatan dan Evaluasi
Berisi
hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk
memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi, dan peran
organisasi khususnya sesuai bidang garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi
saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang
dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada
bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut, dan ucapan terima kasih.
Laporan
akhir bidang diserahkan kepada Sekretaris Umum
3 (tiga)
minggu sebelum Musyawarah Mahasiswa (Mumas) dilaksanakan. Laporan dikumpulkan
dalam bentuk Hardfile dan Softfile.
H.
Standar Operasional Rapat
1. Pengantar
Rapat/pertemuan
dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja
bidang selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh
pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM
HMCH FPIPS UPI dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
2. Pimpinan Rapat
a.
Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua Umum atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang
diberikan wewenang.
b.
Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota
bidang yang diberikan wewenang.
c.
Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC,
Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.
3. Undangan Rapat
a.
Undangan Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris untuk selanjutnya
disebarkan kepada Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang.
b.
Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan
konfirmasi dengan sekretaris Umum
) dan diserahkan kepada setiap anggota bidang.
c.
Undangan Rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada
humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
4. Berita Acara Rapat
a.
Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum, kemudian
disebarluaskan kepada seluruh pengurus.
b. Berita Acara
Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
c. Berita Acara
Rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia.
BAB IV
INVENTARISASI
1.
Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI merupakan inventaris bersama yang dapat dipakai
oleh pengurus, warga atau eksternal BEM HMCH FPIPS UPI secara bertanggung jawab
sesuai aturan yang dibuat oleh sekretaris umum.
2.
Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI berdasarkan sifatnya terdiri dari:
a.
Inventaris yang bergerak
b.
Inventaris yang tidak bergerak
3.
Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI berdasarkan statusnya terdiri dari:
a.
Barang yang dapat dipinjamkan
b.
Barang yang tidak dapat
dipinjamkan
4.
Seluruh inventaris BEM HMCH FPIPS UPI harus mempunyai label yang akan dibuat
oleh sekretaris Umum.
5.
Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI terdiri dari:
a.
Inventaris pengurus (umum)
b.
Inventaris kegiatan
c.
Inventaris Bidang
d.
Selain itu dianggap inventaris pribadi
6.
Setiap inventaris non BEM HMCH FPIPS UPI (non inventaris umum) dapat diminta ke
sekretaris Umum.
7.
Setiap bidang wajib menyerahkan data inventaris yang dimiliki oleh bidang
kepada sekretaris untuk didata dan dilakukan pelabelan.
8.
Pengadaan inventaris.
a.
Pengadaan inventaris BEM HMCH FPIPS UPI , hanya dapat dilakukan oleh sekretaris Umum.
b.
Pengadaan inventaris untuk bidang , harus sepengetahuan dan disetujui oleh
sekretaris (untuk menjaga agar tidak ada inventaris yang menumpuk)
c.
Pengadaan inventaris harus memperhatikan asas manfaat
d.
Pengadaan inventaris dilakukan setiap bulan oleh sekretaris.
9.
Penyusutan inventaris
a.
Penyusutan inventaris dapat dilakukan jika kondisi inventaris telah rusak atau
telah tidak layak dipakai.
b.
Proses penyusutan
inventaris dapat dilakukan oleh sekretaris.
c.
Proses penyusutan inventaris hanya dapat dilakukan jika sebelumnya telah
dilakukan pendataan dan pengecekan kelayakan inventaris.
d. Setiap departemen wajib
menyerahkan data inventaris beserta kondisinya kepada sekretaris umum.
10.
Pelabelan Inventaris
1).
Pelabelan inventaris hanya dapat dilakukan oleh sekretaris
2). Label inventaris
harus mencantumkan keterangan yang bersifat penting atas inventaris tersebut,
di bawah nomor urut.
Contoh:
perpustakaan, habis (bersifat habis, tidak digunakan lagi), tidak dipinjamkan, dsb.
keterangan tersebut dibuat oleh sekretaris.
3).
Penomoran Inventaris (a/b/c/d/e/f)
Keterangan:
a
: Nomor urut. Terdiri dari tiga digit. Penomoran dilakukan untuk seluruh
inventaris kecuali buku perpustakaan dilakukan secara terpisah.
b
: Kode Inventaris berdasarkan sifatnya.
Kode
A : barang tidak bergerak/tetap (misalnya: lemari, dll
Kode
B : barang bergerak (buku, ATK dll)
c
: Klasifikasi inventaris
v PPK
: Inventaris berupa monitor, CPU, printer, CD, disket, kabel computer, kabel
printer, flash disk, dan inventaris lain yang berhubungan dengan komputer.
v ATK
: pulpen. Spidol, box file, map file, white board, hekter, pembolong kertas,
peghapus, dan inventaris lain yang berhubungan dengan kantor.
v Adm
: Sertifikat, plakat, cinderamata, vandel, dan inventaris lain yang berhubungan
dengan administrasi.
v BT
: Barang tetap (lemari, meja, kursi, sofa)
v PRT
: Peralatan Rumah Tangga (alat-alat kebersihan, peralatan makan dan konsumsi)
v KLP
: Kumpulan LPJ (laporan pertanggungjawaban) dan LK (laporan kegiatan)
v Lib:
Library (perpustakaan)
v Umum
: Selain klasifikasi di atas
d.
Tanggal Pelabelan (angka biasa)
e.
Bulan Pelabelan (angka romawi)
f.
Tahun Pelabelan
Contoh
: 021/A/BT/28/VII/2015
INVENTORY OF
BEM HMCH FPIPS
UPI
021/A/BT/28/VII/2015
Lemari
11.
Peminjaman
a.
Inventaris BEM HMCH FPIPS UPI merupakan milik bersama sehingga dapat
dipinjamkan secara keorganisasian ataupun pribadi aturan tertentu
b.
Setiap peminjaman inventaris secara keorganisasian internal harus mengisi
format peminjaman yang disediakan oleh sekretaris sedangkan peminjaman secara
keorganisasian eksternal harus disertai surat peminjaman dan pencatatan
dilakukan oleh sekretaris.
c.
Setiap peminjaman yang dilakukan secara pribadi dapat langsung meminta izin
kepada sekretaris dan dilakukan pencatatan oleh sekretaris terhadap inventaris
tersebut (cukup izin dan yang mengisi format pencatatan adalah sekretaris)
d.
Inventaris yang dipinjamkan hanya:
a)
Toa
b) Handy Talkie (jika ada)
c) Sound System
d)
Spanduk
e)
Vas Bunga
f)
Kursi
g)
Selain dari barang-barang yang sudah ditetapkan di atas, tidak diperkenankan
untuk dipinjam
e.
Sekretaris bertanggung jawab penuh terhadap setiap peminjaman inventaris BEM
HMCH FPIPS UPI.
f.
Sekretaris harus membuat format peminjaman (organisasi eksternal,
internal-misalnya bidang, dan pribadi).
g.
Setiap kehilangan terhadap inventaris yang dipinjam merupakan tanggung jawab
peminjam dan harus mengganti dengan inventaris yang sama atau dengan uang yang
sesuai untuk pembelian inventaris yang hilang.
12.
Pengklasifikasian inventaris dilakukan oleh sekretaris untuk mempermudah dalam
pelabelan inventaris.
13.
Pengecekan inventaris dilakukan oleh sekretaris di awal kepengurusan dan di
akhir kepengurusan.
14.
Sekretariat
a.
Sekretariat adalah milik bersama sehingga tanggung jawab secara bersama di
bawah pengawasan sekretaris.
b.
Sekretariat adalah tempat utama kehidupan organisasi BEM dan DPM BEM HMCH FPIPS
UPI yang dapat digunakan untuk keperluan organisasi
c.
Penggunaan sekretariat dibatasi, hanya untuk kegiatan intra BEM dan DPM BEM
HMCH FPIPS UPI saja.
d.
K3 (kebersihan, keamanan, dan ketertiban) sekretariat adalah tanggung jawab
bersama baik warga atau pun pengurus.
e.
Piket sekretariat dilakukan oleh seluruh pengurus sesuai jadwal yang dibuat oleh
sekretaris untuk membentuk jadwal piket setiap minggunya selama satu periode
kepengurusan.
f.
Setiap bidang dapat membagi jadwal piket untuk pengurus di bidang tersebut
agar selama satu pekan tersebut minimal ada pengurus yang piket per harinya
sehingga K3 sekretariat dapat terjaga setiap hari.
g.
Sekretaris wajib mengecek pelaksanaan piket sekretariat pada hari Jumat per
pekannya dan menyediakan alat-alat kebersihan yang menunjang pelaksanaan piket
sekretariat.
BAB V
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP) KEUANGAN BEM HMCH FPIPS UPI PERIODE 2014-2015
A. Pendahuluan
Keuangan merupakan
salah satu unsur yang sangat penting dalam mendukung keberlangsungan jalannya
program kerja dan kegiatan BEM yang akan dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu diatur
prosedurnya sehingga lebih tertata dengan rapi secara administrasi. Berbicara
pengaturan keuangan BEM, akan selalu berhubungan dengan bendahara, baik itu
bendahara umum maupun
bendahara bidang. Administrasi
keuangan bukanlah suatu hal yang sulit, namun perlu untuk diatur secara jelas
sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas pengadministrasian keuangan dan
sebagai pembelajaran pengurus.
B. Sumber Keuangan
Sumber keuangan BEM berasal dari :
1. Saldo kepengurusan HMCH sebelumnya
2. Dana IUK Maru
3. Dana IUK Mala
4. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan
tidak mengikat
C. Uraian Tugas Bendahara dan Bendahara Bidang dalam
hal keuangan.
1.
Bendahara
BEM HMCH FPIPS UPI
Bendahara
BEM HMCH FPIPS UPI terdiri dari Bendahara dan dibantu oleh bendahara dari tiap
bidang. Bendahara adalah pihak berwenang terhadap seluruh pengelolaan keuangan
BEM HMCH FPIPS UPI dan bersama-sama bendahara bidang melakukan pengaturan
keuangan BEM HMCH FPIPS UPI.
Tugas bendahara :
1)
Menjadi
pihak yang berwenang mengelola seluruh keuangan BEM HMCH FPIPS UPI
2)
Menjadi
fasilitator penyaluran dana iuran kemahasiswaan (IUK)
3)
Merumuskan
kebijakan pengelolaan dan penggunaan keuangan internal BEM HMCH FPIPS UPI yang
diantaranya adalah menjaga agar permasalahan keuangan berjalan sesuai dengan
SOP yang telah dibuat
4)
Menginformasikan
kondisi keuangan kepada publik secara berkala dengan menggunakan akuntabilitas
dan transparansi
5)
Melakukan
fungsi koordinasi dan supervisi keuangan terhadap bendahara bidang
6)
Membuat
laporan keuangan
7)
Melakukan
pencatatan bersama dengan bendahara bidang.
2. Bendahara Bidang
a.
Bendahara
bidang merupakan pihak yang membantu bendahara untuk mengelola keuangan BEM HMCH FPIPS UPI dan
berwenang terhadap pengaturan keluar masuknya uang berdasarkan otorisasi dari
bendahara.
b.
Tugas
dari bendahara bidang:
1)
Mengelola
proses keluar masuknya uang setiap bidang yang telah di otorisasi oleh bendahara
2)
Melakukan
pencatatan bersama dengan bendahara umum
3)
Melakukan
tugas bendahara di setiap kepanitiaan Kegiatan
D. Sistem Koordinasi
a.
Koordinasi
antara bendahara dengan bendahara bidang dilaksanakan setiap satu kali dalam 2
pekan
b.
Bendahara
bersama dengan bendahara bidang melakukan pengelolaan keuangan secara
keseluruhan secara berkala setiap 2 pekan.
c.
Setiap
bendahara bidang melaporkan hasil evaluasi kegiatannya setiap rapat koordinasi
dengan bendahara.
E. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
a. Bidang
1. Syarat pengajuan
permintaan uang
a)
Maksimal
sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam rapat kerja
b)
Diajukan
selambat-lambatnya satu minggu untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,00
c)
Pembayaran
anggaran bidang diserahkan setelah rancangan anggaran keuangan yang valid
diserahkan kepada bendahara BEM HMCH FPIPS UPI
Catatan:
Untuk
kegiatan-kegiatan yang tidak tercantum didalam program kerja, pengeluaran harus
jelas dan disepakati oleh bendahara, ketua umum serta pihak yang bersangkutan
Contoh: bakti sosial
bencana alam, mengunjungi pengurus yang sakit
2.
Prosedur
permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan
permintaan
a)
Masing-masing bidang
yang memerlukan dana untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan, segera menghubungi
bendahara melalui bendahara bidang dengan waktu yang telah ditetapkan
b)
Bendahara
bidang menyerahkan deskripsi keuangan kepada bendahara
c)
Bendahara
menyerahkan sejumlah uang sesuai dengan permintaan setelah menerima deskripsi keuangan dan
atas sepengetahuan Ketua Umum
d)
Bendahara
bidang menandatangani kwitansi yang disimpan oleh bendahara sebagai tanda bukti
pembayaran
e)
Apabila
terjadi kekurangan dana, bendahara bidang bisa mengajukan permohonan penambahan
dana kepada bendahara dengan persetujuan ketua umum
f)
Tambahan
dana baru akan diberikan dari bendahara kepada bendahara bidang setelah ada persetujuan dari ketua
umum
b.
Kepanitian
1)
Kepanitiaan
kecil
a)
Kepanitiaan
kecil adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana < Rp 500.000,00
b)
Dana
operasional awal kepanitiaan kecil akan diberikan sebesar 50% dari rencana
anggaran dana yang akan diberikan oleh BEM, dan 50% lagi akan diberikan apabila
persiapan kegiatan telah mencapai 60%
c)
Kepanitiaan
kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada
bendahara selambat-lambatnya 3 hari
setelah kegiatan berakhir
2) Kepanitiaan besar
a)
Kepanitiaan
besar adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana > Rp500.000,00 Dana
operasional awal kepanitiaan besar akan diberikan sebesar 50% dari rencana
anggaran yang akan diberikan oleh BEM dan 50% lagi akan diberikan apabila
persiapan kegiatan telah mencapai 50%
b)
Kepanitiaan
besar wajib memberikan laporan keuangan beserta bukti pemasukan dan pengeluaran
yang valid
c)
Kepanitiaan
besar wajib memberikan laporan keuangan kepada bendahara selambat-lambatnya 1 minggu setelah
kegiatan berakhir
d)
Laporan
keuangan harus disertai dengan bukti-bukti transaksi.
F. Laporan Keuangan
1.
Setiap Bendahara bidang wajib membuat laporan keuangan secara berkala/interim 1
bulan sekali dalam bentuk laporan interim Penerimaan dan Penggunaan Dana
Anggaran
2. Data
pendukung pembukuan tetap berada pada bidang yang bersangkutan. Dokumen
pendukung pembukuan per kegiatan/program beserta laporannya, yaitu:
a. Buku Besar (General
Ledger)
b. Nota
c. Kwitansi, Struk dll
3.
Laporan
dibuat dua rangkap untuk diserahkan kepada Bendahara selambat-lambatnya 2
minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Laporan keuangan
diserahkan pada tanggal terakhir bulan
5.
Laporan
keuangan dari masing-masing bidang kemudian dikonsolidasi atau digabung
bendahara menjadi Laporan Keuangan BEM HMCH FPIPS UPI pada akhir bulan.
6. Laporan
Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban tiap bidang
G. Profit Sharing
1.
Yang
dimaksud dengan profit adalah netprofit, yaitu keuntungan bersih dari kegiatan
yang mendapatkan sponsorship setelah dikurangi dana-dana operasional
kepanitiaan yang dibebankan kepada BEM HMCH FPIPS UPI. Kemudian netprofit yang
masuk ke kas BEM HMCH FPIPS UPI dikurangi terlebih dahulu dengan dana ZIS
(Zakat, Infak, dan Shadaqoh) sebesar 2,5% dari netprofit
2.
Sisa
dana kegiatan harus sudah dilaporkan dan diserahkan masuk kas BEM HMCH FPIPS
UPI maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan
H. Loss Sharing
1.
Loss
sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya
2.
Persyaratan
Loss Sharing sebagai berikut :
a.
Panitia
melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1 sebelum kegiatan
b.
Bendahara
berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari
loss
c.
Apabila
loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi oleh BEM
HMCH FPIPS UPI dengan menggunakan dana dari anggaran proker yang lain yang
masih tersisa (subsidi silang)
G. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti
Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat
harus didukung oleh bukti- bukti/dokumen yang valid.Bukti-bukti yang memadai
tersebut dijelaskan sebagai berikut
1.
Umum
Agar dapat dilaporkan
dalam Laporan Keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai
dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dalam BEM HMCH FPIPS UPI.
2.
Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a.
Bukti
pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh BEM HMCH FPIPS UPI .
Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan
laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b.
Dokumen
bukti penerimaan uang terdiri dari MOU, kwitansi, tiket atau kupon
c.
Dokumen
bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen,
boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) serta mudah untuk dibaca
d.
Dokumen
bukti penerimaan uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau
tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi
yang terdapat di dalamnya
e.
MOU
harus memiliki atribut sebagai berikut:
1)
Diberi
nomor urut
2)
Tanggal
penerimaan
3)
Nama,
jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan
jelas
4)
Jumlah
yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
5)
Untuk
penerimaan antara lebih dari sama dengan Rp 500.000 sampai kurang dari Rp
1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.000
6)
Untuk
penerimaan lebih dari Rp 1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 6.000
7)
Cap
lunas atau cap perusahaanTanda tangan pihak yang berkepentingan
8)
Nama
jelas pihak yang berkepentingan
9)
Bukti
pembayaran yang bernilai > Rp 5.000.000 harus menyertakan stempel dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan.
3.
Bukti Pengeluaran
a.
Dokumen
bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan eksistensi suatu pengeluaran
uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan
b.
Dokumen
bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota, faktur atau
bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan
c.
Dokumen
bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen,
boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) dan mudah untuk dibaca
d.
Dokumen
bukti pengeluaran uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau
tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi
yang terdapat di dalamnyae. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan
utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak,
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan
orang lain)
e.
Dokumen
bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang
signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca
dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain)
f.
Dokumen
bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik
secara operasional maupun non- operasional dari kegiatan yang sedang
dilaksanakan dan memiliki keterlibatan terhadap bidang/seksi yang membelinya
g.
Bukti
yang memadai dianggap reliable (dapat diandalkan) dan harus memiliki
kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut:
1)
Kepala
(kop) surat
2)
Mencantumkan
tanggal pengeluaran kas
3)
Jumlah
pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk
membuktikan biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus
mengungkapkan :
1) Nama wartel
2) Jumlah biaya
telepon
3) Nomor telepon yang
dituju
4) Nama penelepon
5) Siapa yang dituju
6) Untuk keperluan apa
i.
Untuk
pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon)
maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan
menggunakan point (c), (d), (e) dan (f)
j.
Untuk
pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
1) Nama yang melakukan
perjalanan dan tanda tangan
2) Program kerja yang
dilakukan
3)
Tanggal perjalanan
4) Tujuan perjalanan
5) Sarana serta biaya
|
k. Untuk
pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka
harus dibuat memo (lampiran 3)
l.
Kwitansi yang dikeluarkan bendahara dari bukanlah suatu bukti valid. Bukti
valid diperoleh dari panitia yang meminta reimbursent (penggantian uang) serta
melampirkan bon-bon pendukungnya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Kwitansi tersebut hanya merupakan dokumentasi bendahara.
m.
Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran
jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan
catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas
(sesuai syarat di atas)
n.
Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau
catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti.
Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak
valid
o.
Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokkan beserta
bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.
Contoh 1:
Contoh 2 :
MEMO
|
|||
Nama
|
:
|
|
|
Kelas
|
:
|
|
|
Jumlah
|
: Rp.
|
|
|
Pembayaran
|
:
|
|
|
|
|||
|
|
||
|
Bandung,
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
NIM
|
|
|
|
|
|
|
BAB VI
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
SISTEM
KOMUNIKASI
A. Pengantar
Dalam
sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan bahkan bisa jadi mempengaruhi
kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka
dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya di mana dalam hal ini
disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem
Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan
komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:
1. Jaringan Komunikasi
Statis
Jaringan
Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya informasi yang disampaikan
dari pihak berwenang langsung kepada target, tanpa ada kewajiban target untuk
meneruskan (one to all).
Alurnya adalah sebagai berikut:
2. Jaringan Komunikasi Dinamis
Jaringan
Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang
disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-tiap penanggung jawab
yang dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan
informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree
branch).
C. Isi
Untuk
mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah standar isi agar
tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan
disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan
sifatnya berurutan:
1.
Salam / kata sapaan lainnya.
2.
Waktu (Hari, Tanggal, Jam)
3.
Tempat
4.
Maksud
a.
Rapat (Agenda dilampirkan)
b.
Undangan ( Wajib / Biasa)
c.
Pemberitahuan
Demikian
Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya.
Catatan
:
-
Hal-hal yang belum
diatur dalam SOP ini akan diatur kemudian oleh Sekretaris Umum BEM HMCH FPIPS UPI
-
Sekretaris Umum akan memonitoring
pelaksanaan SOP
-
SOP ini berlaku sejak
tanggal ditetapkan, akan ditinjau ulang jika terdapat kekeliruan.
Bandung,
Juli 2015
Mengetahui,
Ketua Umum BEM HMCH
(enter 3x & no border)
Dadan Rizwan Fauzi
NIM. 1307701
0 komentar: